مدير مكتب
شركة العيوني للإستثمار والمقاولات
مجموع سنوات الخبرة :11 years, 7 أشهر
* إدارة الأعمال اليومية في المكتب
* استقبال البريد اليومي والمعاملات الخاصة بالمسئول وفرزها
* توجيه المعاملات لجهات الاختصاص
* عرض المعاملات على المسئول
* صياغة الخطابات الموجهة من المسئول لباقي الإدارات
* إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية
* التنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسئول في جميع الأعمال اليومية
* تحديد الطلبات الإدارية والمكتبية
* القيام بالاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة
* الاتصالات المباشرة مع المدراء وكبار المسئولين داخل وخارج الهيئة
* تنظيم الميزانية المالية للمكتب
* مناقشة المواضيع والمشكلات مع الموظفين والمدراء
* المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل التنظيمية والتوصية بالتعيين في المناصب لمن يناسب لها
* تنظيم أعمال الصيانة بالمكتب
* الإشراف على وضع الأنظمة المكتبية أو الإدارية المستحدثة عند التجديد
* الإشراف الدوري على وضع أجهزة الأمن والأمان في المكتب
* مراجعة وتجديد برامج الخدمات الطبية والتأمين الصحي
* المشاركة في بعض اللجان الإدارية
* البحث عن الفرص والطرق التي تساعد على التطوير المستمر والنماء والتي ترفع أداء المكتب والهيئة ككل
2- المهام المتعلقة بالمسئول
* تنظيم مواعيد المسئول
* تنظيم وقت المسئول وتقسيمه ليتناسب مع الأعمال اليومية
* الحصول للمسئول على المواعيد خارج الهيئة
* تنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسئول
* تقديم الاستشارات الإدارية والتخصصية للمسئول
* المشاركة في التخطيط الإستراتيجي للإدارة والهيئة
* القيام بالدراسات التي يوجه بها المسئول
* تحضير مواضيع الاجتماعات وإعداد التقارير الخاصة بها
* إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المسئول
* إعداد التقارير الدورية عن الإنتاجية وعن موظفي المكتب
* ترتيب وتنظيم السفريات والاجتماعات
* تجهيز لائحة بالمواعيد اليومية للمسئول
* تمثيل المسئول أمام الآخرين
* المشاركة في الاجتماعات وتمثيل المسئول عند غيابه
* استقبال وتوديع المسئول في حالات السفر
* مرافقة المسئول في الحفلات والمناسبات الرسمية والجولات التفقدية وإعداد التقارير الخاصة بها
* مرافقة المسئول في الوفود الرسمية والسفريات داخل وخارج البلاد
* كتابة التقارير السرية عن منسوبي الإدارة من جميع المستويات
2- المهام المتعلقة بالمسئول
* تنظيم مواعيد المسئول
* تنظيم وقت المسئول وتقسيمه ليتناسب مع الأعمال اليومية
* الحصول للمسئول على المواعيد خارج الهيئة
* تنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسئول
* تقديم الاستشارات الإدارية والتخصصية للمسئول
* المشاركة في التخطيط الإستراتيجي للإدارة والهيئة
* القيام بالدراسات التي يوجه بها المسئول
* تحضير مواضيع الاجتماعات وإعداد التقارير الخاصة بها
* إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المسئول
* إعداد التقارير الدورية عن الإنتاجية وعن موظفي المكتب
* ترتيب وتنظيم السفريات والاجتماعات
* تجهيز لائحة بالمواعيد اليومية للمسئول
* تمثيل المسئول أمام الآخرين
* المشاركة في الاجتماعات وتمثيل المسئول عند غيابه
* استقبال وتوديع المسئول في حالات السفر
* مرافقة المسئول في الحفلات والمناسبات الرسمية والجولات التفقدية وإعداد التقارير الخاصة بها
* مرافقة المسئول في الوفود الرسمية والسفريات داخل وخارج البلاد
* كتابة التقارير السرية عن منسوبي الإدارة من جميع المستويات
2- المهام المتعلقة بالمسئول
* تنظيم مواعيد المسئول
* تنظيم وقت المسئول وتقسيمه ليتناسب مع الأعمال اليومية
* الحصول للمسئول على المواعيد خارج الهيئة
* تنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسئول
* تقديم الاستشارات الإدارية والتخصصية للمسئول
* المشاركة في التخطيط الإستراتيجي للإدارة والهيئة
* القيام بالدراسات التي يوجه بها المسئول
* تحضير مواضيع الاجتماعات وإعداد التقارير الخاصة بها
* إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المسئول
* إعداد التقارير الدورية عن الإنتاجية وعن موظفي المكتب
* ترتيب وتنظيم السفريات والاجتماعات
* تجهيز لائحة بالمواعيد اليومية للمسئول
* تمثيل المسئول أمام الآخرين
* المشاركة في الاجتماعات وتمثيل المسئول عند غيابه
* استقبال وتوديع المسئول في حالات السفر
* مرافقة المسئول في الحفلات والمناسبات الرسمية والجولات التفقدية وإعداد التقارير الخاصة بها
* مرافقة المسئول في الوفود الرسمية والسفريات داخل وخارج البلاد
* كتابة التقارير السرية عن منسوبي الإدارة من جميع المستويات
- Design and implement office policies.
- Establish standards and procedures for clients & customers relations.
- Resolve disputes in the office, handling client’s complaints and inquiries.
- Prepare and submit office budgets and expense requirements.
- Evaluate staff performance, review of completed work assignments
- Provides administrative support and performs numerous duties, including scheduling, writing correspondence, emailing, handling visitors, routing callers, and answering questions and requests.
- Design filing systems & ensure filing systems are maintained and up to date.
- Read, revise and screen incoming correspondences, reports, calls and emails.
- Make preliminary assessment of the importance of materials and organize documents; handles some matters personally.
- Welcome and priorities visitors; determine the priority and alert the administrator or executive accordingly. Make referral to appropriate staff to provide requested information.
- Liaise with other internal departments, and outside companies, offices, agencies, organizations and groups.
دورة تدريبية في برامج الحاسب الالي MS OFFICE
لنظم المعلومات الإدارية فوائد متعددة منها أنَّها تعمل على تطوير عمل المؤسسات والشركات والإدارات والمشاريع المختلفة، وتنظيم الأعمال المكتبية والاجتماعات والأعمال المحاسبية و تخفيف المصاريف المالية، عن طريق تصغير أحجام المؤسسات والتخلص من الزوائد والأعباء المالية، كما أنَّها تعمل على التخلص من الروتين الناتج عن العمل البشري الذي تكون سمته العامة التكرار، وأخيراً فإنَّها تزيد من سرعة الوصول إلى المعلومات.