إدارة المشاريع
مجموعة موسى عبدالعزيز الموسى واولادة العقارية القابضة
مجموع سنوات الخبرة :15 years, 7 أشهر
متابعة المشاريع وعمل تقارير شهرية للتأكد من التنفيذي الفعلي للاعمال بالاضافة الى التوصيات اذا لزم الامر
المهام الرئيسية
الإشراف على تقديم الخدمات الإدارية والمكتبية اللازمة للرئيس مجلس الادارة مع الحفاظ على على السرية التامة لكافة المراسلات والملفات الخاصة بالرئيس التنفيذي، وعدم إطلاع الآخرين عليها دون موافقة الرئيس التنفيذي المسبقة بالإطلاع على هذه الوثائق.
الواجبات والمسؤوليات
-التنسيق مع الجهات الخارجية بغرض الترتيب لاجتماعات رئيس مجلس الادارة، وتأكيد مواعيد الاجتماع أو إلغائها.
-تحضير جدول أعمال مجلس الإدارة والتنسيق مع الأعضاء لحضور الاجتماعات الدورية والطارئة.
-جدولة المواعيد، والإجابة على المكالمات الهاتفية، وإعطاء المعلومات للمتصلين وإيصال المعلومات للأشخاص المعنيين.
-الإشراف على ومراجعة طباعة المراسلات والمذكرات والتقارير الصادرة من الرئيس التنفيذي، وتأمين إرسالها بالطريقة المناسبة.
-إعداد نظام للملفات والمراسلات الواردة والصادرة والخاصة برئيس مجلس الادارة .
-تحضير دعوات واستقبال ضيوف اجتماع رئيس مجلس الادارة .
-حضور المقابلات والمناقشات التي يسمح بحضورها وتدوين محاضر المقابلات وحفظها.
-متابعة تأمين احتياجات رئيس مجلس الادارة من المستلزمات والتجهيزات والمعدات اللازمة لضمان حسن سير الاجتماعات.
-الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات رئيس مجلس الادارة في مكان أمين من حيث السرية والدقة والسلامة للرجوع إليها عند الحاجة.
-استلام وفتح وقراءة المراسلات الواردة إلى الرئيس التنفيذي للاطلاع عليها، واخذ التعليمات بخصوص الرد عليها والتعريف بها، بما في ذلك الرد على أصحاب المراسلات أو توجيههم إلى جهة الاختصاص بموضوعهم، وفقاً للسياسات والإجراءات المعتمدة.
-التعامل مع الاتصالات الداخلية بلباقة وجدية، وتوجيه طالب اللقاء وفق السياسات والإجراءات المتبعة.
-طباعة كافة المراسلات السرية والخاصة الرئيس التنفيذي.
-تسليم الرسائل إلى المندوب لإيصالها إلى الجهات المعنية أو إرسالها بالبريد.
-متابعة عملية توزيع القرارات والتعليمات الصادرة عن الرئيس التنفيذي إلى الإدارات المعنية.
-متابعة تأمين احتياجات الرئيس التنفيذي من الخدمات الإدارية بالتنسيق مع الإدارات المعنية وذلك في جوانب السفر والانتقال والحجوزات الفندقية وغيره.
-حفظ نسخ القرارات الصادرة عن الرئيس التنفيذي ، وأية عقود واتفاقيات أو مستندات خاصة بالمجموعة يعهد بها إليه.
-القيام بأي مهام أو مسؤوليات أخرى مماثلة وتقع ضمن نطاق اختصاصه وبناء على تكليف من مديره المباشر.
تطوير العمل الاداري من حيث استحداث دليل سياسات وإجراءات للادارات والمتابعة من حيث التنفيذ ورفع تقارير للمدير المختص
متابعة فريق العمل و اعداد التقارير