Executive Secretary & HR Officer
Abdulaziz Allinjawi Consulting Engineers
Total years of experience :5 years, 3 Months
الأدارة العامة بمهام السكرتارية و طابعة التقارير اليومية للمشاريع - حيث ان المكتب له عدة مشاريع حكومية في جدة وبعض المدن بالمملكة العربية السعودية - والقيام بتلبية احتياجات المهندسين من خطابات وعمل كشف حسابات بالمرتبات الشهرية
تجديد الأقامات واصدار تأشيرات خروج وعودة عن طريق موقع ابشر
تجديد رخص العمل عن طريق الخدمات الالكترونية علة موقع وزارة العمل
تسجيل بيانات الموظفين السعوديين بالتامينات الاجتماعية وتسديد الرسوم المستحقة الشهرية
صرف الدعم الشهري من صندوق تنمية الموارد الاجتماعية
عمل عقود الموظيفين الجدد
عمل تأمين الصحي للموظفين
عمل تأمين لسيارت المكتب
تحويل رواتب الموظفيين عن طريق مباشر شركات ( مصرف الراجحي )
معالجة البريد :
1- استلام البريد اليومي .
2-فرز البريد اليومي .
3- عرض البريد على المدير .
4-توجيه البريد حسب الاختصاص.
5- تصوير البريد الوارد حسب الاهمية.
6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .
7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .
8- يسجل البريد الصادر.
9- يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.
معالجة الاتصالات الهاتفية:
1- اعداد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2- استقبال المكالمات الهاتفية الواردة.
3- التعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
4- تحويل الاتصال إلى جهة الاختصاص.
5- اجراء الاتصالات المطلوبة للمدير.
6- تدوين المكالمات الهاتفية بغياب المدير.
اعداد المراسلات :
1- تحرير المادة المكتوبة.
2- طبع المادة المحررة.
3- اقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4- تصوير الاوراق والمستندات المطلوبة.
5- تصميم النماذج المطلوبة للعمل.
تنظيم الاجتماعات :
1- حجز قاعة الاجتماعات.
2- توجيه الدعوة للمشاركين.
3- تجهيز قاعة الاجتماع.
4- استقبال الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
5- تدوين الملاحظات في الاجتماع .
تنظيم مواعد المدير العام :
1- يسجل بيانات الزوار.
2- يعرض الاجندة على المدير.
3- تجهيز البيانات المطلوبة.
استقبال زوار المدير العام :
1- استقبال الزوار.
2- اتخاذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3- استقبال كبار الضيوف.
ترتيب السفريات:
1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3- يجهز ملف السفر.
4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
اولاً : الاهتمام بمستندات الصرف المخزنية من حيث تسلسلها ووضوح الكتابة فيها وصلاحية الموقعين فيها ومقارنتها مع صورة من الفاتورة إن امكن ...ثم وضعها بعد عملية الصرف في ملفاتها الخاصة ...
ثانياً : التسجيل في دفاتر مراقبة المخزون من واقع سند امر الصرف المخزني او سند امر التوريد المخزني ... وتحت كل صنف على حده ....
ثالثاً : في حالة الاهتمام بالمخزون من حيث الحد الادنى والحد الاعلى يجب متابعة رصيد كل صنف بعد كل حركة للتأكد من الرصيد وانه لم يصل إلى الحد الأدنى ... وفي حالة وصوله للحد الادنى يجب عليك التواصل مع الجهة الرسمية والمخولة بالشراء ...
رابعاً :يجب عليك التأكد من بقاء البضائع بحالتها السلمية لان المسئولية ستلقى عليك في حالة التقصير ....
تسجيل عقود وادخال بيانات العملاء وبيع خطوط اتصالات فودافون
الاكاديمية الحديثة معتمدة من وزارة التعليم المصرية تقدير مشروع التخرج جيد جدا تقدير االحاصل عليها بالفرقة الرابعة جيد