Ayoub Ghory

Secretarial/Administration at Embassy of the State of Kuwait - Islamabad

• Pakistan - Islamabad
• My current job since December 1998

- عملت في السفارة الكويتية لدى باكستان بمكتب سكرتارية رئيس البعثة.. وقمت بترتيب المواعيد، والزيارات، واستقبال الهواتف من شخصيات مهمة جداً وتزويدهم بمعلومات عن الدولة وإرسال رسائل رسمية للجهات الحكومية والوزارات واللجان والجمعيات الدولية وترتيب السجلات للملفات والمستندات المكتبية.
- ترتيب اللقاءات الهامة مع الوزراء والسفراء والشخصيات من خلال كتب ورسائل رسمية الصادرة من مكتب السفير وإصدار تعاميم بخصوص مغادرة ووصول سعادة السفير من وإلى البلد.
- ترحيب وتقديم الضيوف لسعادة السفير عن طريق الهواتف والحضور الشخصي وترتيب معهم الزيارات الرسمية من وإلى المقر البعثة.
- ترتيب جدول مواعيد الزيارات عن طريق عمل (مسودة جدول المواعيد) الأسبوعية وإضافة المؤتمرات والاجتماعات وحضور احتفالات استقبالية وحضور المعارض والمسارح.
- ترتيب الزيارات للوفود القادمة من الخارج وإرسال مذكرات رسمية للجهات الحكومية بشأن قدوم وذهاب الوفود وكما يتم ترتيب جدول مشاركة الوفود في البلاد وعمل جدول البرامج للمؤتمر المراد حضوره.
- التدقيق والإطلاع على المذكرات الرسمية الصادرة إلى الجهات الحكومية باللغتين العربية والإنجليزية وتصحيحها إن كانت خاطئة. وإخفاء أية مذكرات وبرقيات ورسائل سرية/محظورة لرئيس البعثة في مكان آمن.
- إعداد تقارير ورسائل وبرقيات الصادرة من رئيس البعثة وطباعتها طباعة سليمة ومتقنة ومراجعتها ومن ثم توقيعها من رئيس البعثة وإرسالها عن طريق الفاكس أو البريد أو المراسل إلى الجهة المعنية.
- عمل الحسابات الخاصة برئيس البعثة من الفواتير والوصولات وأعمال أخرى..الخ ووضعها في الملف الخاص.
- طلب مواد القرطاسية والمكتبية بعد كل مدة والرزنامات لكل عام لمكتب رئيس البعثة مع تغيير صفحة التواريخ الموضوعة أمام مكتب رئيس البعثة لكل يوم وفحص جميع الهواتف بأن تعمل جيداً والأجراس لمناداة الخدم والتلفزيون ما إذا كان يعمل أم لا..
- إعداد تقارير الصحفية اليومية الصادرة عن طريق الصحف المحلية اليومية باللغتين الأردية والإنجليزية وترجمتها إلى اللغة العربية وطباعتها عن الحاسب الآلي وأيضا استخراج التقارير عن طريق البريد الإلكتروني (الإنترنت) مع مجموعة الصحافيين الذين تم الاشتراك معهم.