Office Manager
Intelligent
Total years of experience :16 years, 0 Months
- استقبال زوار المدير العام.
مسئولة عن جميع المعاملات البنكية الخاصة بالحسابات الشخصية للمدير و حسابات الشركة .
مسئولة عن إعداد ومتابعة عروض الأسعار وإرسالها الى العملاء
مسئولة عن إعداد الفواتير المالية ومتابعة تحصيلها من العملاء
إعداد قاعدة بيانات بالعملاء والموردين بالشركة .
مسئولة عن تقفيل الحسابات مع الموردين ودفع مستحقاتهم .
إستلام كل الشحنات وجردها وتخزينها بمخزن الشركة وإدخالها على كرت الصنف .
مسولة عن الخزنه وجردها يومياً .
إعطاء العهد الى الموظفين وإعادة تسويتها .
الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام
إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام.
مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام..
حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام.
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام.
مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق
تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية والارتقاء بمستواهم الوظيفي، وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم.
• Prepare and develop the organizational structure of the organization and prepare and clarify the
• Organizational relations and the distribution of roles between the team.
• Participate in the preparation of administrative and technical job description cards.
• Organization and maintenance of individual records of staff and other records required for management
• Of administrative affairs.
• Follow-up requests for employment in terms of the implementation of the policies, and procedures, and Selection, and guidance and appointment according to the instructions and policies and procedures of Personnel affairs approved.
• Develop the work plan of the institution and formulate the annual goals in the short term and follow-up
• Report on the extent to which long-term and short-term goals are achieved.
• Approving the payroll, the monthly salary and all the entitlements of the employees or their entitlements.
• Approval of exchange forms according to their quality ( Wages, bonuses).
• To make recommendations regarding the development of policies and procedures.
• Maintaining official holidays and applying the system to holidays and penalties .
• Create a spirit of interconnection between employees and the organization .
• Monitoring the implementation of existing projects by comparing the work plan of each project with
• Existing activities.
• Write monthly reports for each project during the month of activities and its relationship to the plan and what will be the next month.
• File out all the projects.
• Assess staff needs and make proposals to meet these needs in accordance with the Assembly budget.
• Capacity team and estimate training Anaajath, implementation and evaluation of results.
• Participation of the financial director in the preparation of the general budget of the institution and
• Submitted to the approval of the Executive Director
• Representing the organization in conferences and meetings with partners.
• Participate in the development of the administrative and financial work plan of the institution.
• Writing monthly, quarterly and annual reports and submitting them to the Executive Director.
• Monitor and evaluate the performance of the Secretariat and the Management Team's tasks every three months.
• Division of work among the members of the working group and presented to the director of the branch in the case of (conferences - workshops) .
• Financial and administrative follow-up of the branches of the institution.
• Matching cash with the treasury with the books and bank statements.
• Prepare salaries and review monthly influences.
• Registration in the Income and Expenditure Book, the Bank and the Fund.
• Review the replacement of the permanent advances and settle the interim advances.
• Compliance with financial and administrative regulations and procurement regulations
بكالوريوس تجارة - جامعه عين شمس - قسم محاسبة