سكرتير تنفيذي / ضابط وثائق
شركة بارسونز السعودية
مجموع سنوات الخبرة :29 years, 7 أشهر
العمل سكرتير تنفيذي بمكتب معالي نائب وزير الإسكان
• العمل في جميع المهام الإدارية المطلوبة.
• العمل وتدريب الموظفين في الوزارة لنظام إدارة الوثائق وجميع الأنظمة الداخلية المستخدمة.
• العمل على نظم إدارة الأداء، وبرامج السلامة والبرامج المطلوبة.
• مسؤوليات أخرى: تحليل الاحتياجات التدريبية لتصميم برامج التأمينات وتطوير الموظفين، وتطوير وإدارة وتقييم الموظفين.
• العمل في إدارة الرقابة الوثائقية.
• جميع الأعمال الخاصة بمعالي النائب والسرية في التعاملات.
• تصميم وعمل العروض الخاصة بالوزارة والتقارير على برامج البوربوينت وبرامج الأكسل والوورد.
• تصميم برنامج خاص بحفظ الوثائق إلكترونياً بسرية والإستغناء عن الوثائق الورقية.
• الإتصالات الخاصة بالشركات والجهات الحكومية وتنسيق المواعيد.
• حجوزات الطيران والفنادق.
• سكرتير تنفيذي للمدير الإداري والمدير المالي وعملت على كل ما يتطلبه العمل الإداري بالشركة.
• العمل على نظم إدارة الأداء، وبرامج السلامة والتوظيف.
• طلبات الحصول على تأشيرة للإدارة وعمليات الإستقدام لجميع الموظفين الأجانب والمحليين.
• العمل تحت مسؤوليتي 20 من المديرين العاملين و300 مهندس في الموقع.
• العمل في قسم الموارد البشرية، وضمان المنافسة والترقيات المناسبة بين الأفراد.
• تنظيم الإجازات الخاصة بالموظفين و حجوزات الطيران والفنادق.
• العمل على أنظمة الرواتب والمكافآت وصرف البدلات المستحقة.
• الإتصالات الخاصة بالشركات وتنسيق المواعيد.
• • مسؤوليات أخرى: تحليل الاحتياجات التدريبية لتصميم برامج التأمينات والسلامة وتطوير الموظفين، تطوير وإدارة وتقييم طلبات التقديم وتحديد الوظائف الشاغرة والتوظيف، وإجراء المقابلات واختيار المتقدمين.
• الاحتفاظ بسجلات وتجميع التقارير الإحصائية المتعلقة بالبيانات المتعلقة بالعاملين مثل التعيينات والتنقلات وتقييم الأداء، ومعدلات التغيب عن العمل.
• تصميم إتفاقات وعقود العمل.
• توقعات التوظيف في المستقبل والاحتياجات التنظيمية وتطوير برامج جديدة لاجتذاب واستبقاء الموظفين.
• إنشاء البرامج والعمل في إدارة حفظ الوثائق.
• سكرتير تنفيذي وعملت على كل ما يتطلبه العمل الإداري بالشركة.
• إدارة القسم التقني والخاص ببيع وتوريد وإستيراد كل ما يتعلق بالحاسب الآلي وملحقاته والإلكترونيات المكتبية.
• العمل على جميع البرامج الخاصة بالشؤون الإدارية والموظفين.
• وتشمل المسؤوليات: توظيف موظفين جدد، التخطيط التنظيمي والإداري، نظم إدارة الأداء والتحسين، تطوير المؤسسة، توجيه الموظف والتطوير والتدريب، وضع السياسات والوثائق، الروابط والإتصال بالموظفين، سلامة الموظفين والرعاية الاجتماعية، وخدمات الموظفين وتقديم المشورة.
• سكرتير تنفيذي وعملت على كل ما يتطلبه العمل الإداري بالشركة.
• التصميم الفني على برامج (كوريل درو / فوتوشوب).
• مسؤول عن صيانة وحل مشاكل الأجهزة وملحقاتها والشبكة الداخلية بالشركة.
• مسؤول عن قسم الشيكات الأمنية وطباعتها لجميع البنوك بالمملكة.
• مسؤول عن الإدارة والمهام الخاصة بشؤون الموظفين بالمصنع والعمل على البرامج المطلوبة لتسهيل الأعمال.