جهاد بشير محمد احمد الطيب

- تنظيم وترتيب جميع الملفّات الإدارية، وتجهيز المكان الخاص المناسب لحفظ المعلومات والملفات فيه، بالإضافة إلى فهرسة الملفات والكتب الإدارية والرسمية، والمذكّرات الداخلية
2 - متابعة وتنسيق جميع الأعمال الإداريّة وتحديد الأمور التي يجب متابعتها، إلى جانب الاطلاع على ملفات المتابعة اليوميّة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات المتواجدة،
3 - الترتيب المناسب المتعلّق بالأمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسّسة ومتابعتها مثل أمور الصيانة، والأدوات، والقرطاسية النّاقصة، وإدارة صندوق النثريات المالية في الإدارة، واستلام الفواتير والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم المحاسبة.

1. الاهتمام بمستوى الأداء وتنمية الكفاءة التعليمية للعاملين الشركة.
2. تدريب العاملين وفقاً لاحتياجاتهم الفعلية .
3. تعزيز الاتصال الفعال بين الشركة والمستفيدين من خدماتها .
4. تطوير النظام الإداري الشركة.
5. الارتقاء بالجوانب الاجتماعية والنفسية والروحية للموظفين .
6. استخدام الطرق العلمية لتحليل المشكلات .
7. تحفيز العاملين على التميز وتبني الابتكار والإبداع .

1 - تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
2 - اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
3 - التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن
4 - إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
5 - ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
6 -إعداد التقارير الإحصائية.
7 -تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
8 - التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
9 - توجيه العملاء إلى الجهات المختصة والموظف المختص
10 - اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها

1 - تنظيم وترتيب جميع الملفّات الإدارية، وتجهيز المكان الخاص المناسب لحفظ المعلومات والملفات فيه، بالإضافة إلى فهرسة الملفات والكتب الإدارية والرسمية، والمذكّرات الداخلية
2 - متابعة وتنسيق جميع الأعمال الإداريّة وتحديد الأمور التي يجب متابعتها، إلى جانب الاطلاع على ملفات المتابعة اليوميّة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات المتواجدة،
3 - الترتيب المناسب المتعلّق بالأمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسّسة ومتابعتها مثل أمور الصيانة، والأدوات، والقرطاسية النّاقصة، وإدارة صندوق النثريات المالية في الإدارة، واستلام الفواتير والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم المحاسبة.
4 - تصميم التقارير وإنشاء الجداول الإداريّة وذلك من خلال الاستعانة بتطبيقات الحاسوب، لذا كان من اللازم أن يتمتّع السكرتير التنفيذي بالمعرفة التامّة في استعمال تطبيقات الحاسوب، مع ضرورة تصميم التقارير عن طريق استخدام هذه التطبيقات وإنشاء الجداول الإداريّة لاستخدامها

1 -  متابعة عقد صيانة أجهزة وشبكات ومعامل الحاسب الآلي في المدينة الجامعية من الناحية الفنية والعمل على رفع مستوى أداءها.
2 - الدعم الفني لشبكات الحاسوبية وشبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني والعمل على تشغيلها بكفاءة ومعالجة المشكلات التي قد يصادفها المستفيدون.
3- متابعة التطورات العلمية الجارية في مجالات عمل القسم واقتراح الملائم منها لتطوير ادارات الشركة المختلفة.
4 - تحليل أسباب المشاكل التي تحدث من التوريد وعمل التقارير والإجراءات اللازمة لتفادي حدوث ذلك في المستقبل.
5 - متابعة تجديد رخص البرامج وعقد الصيانة.
6 - الإشراف والمتابعة لعقد صيانة أجهزة و شبكات الحاسب الآلي في الشركة .
 7 - متابعة العقد من الناحية الفنية واقتراح الخطط الملائم لتطوير الأداء.
8 - التواصل المستمر لحل المشكلات والصعوبات التي تواجهه فريق الصيانة المتواجد في الموقع   .
9 -  البحث المستمر عن المواصفات الفنية للأجهزة والبرامج لتلبية احتياجات الشركة والتنسيق مع الجهات المختصة في شأن توفيرها ومن ثم تقديم الصيانة لها وتجهيز القاعات الخاصة بها لضمان استغلالها بالشكل الأمثل.
10 - وضع المواصفات الفنية  لادارات الشركة فيما يخص تجهيزات الحاسب الآلي وملحقاتها.
11 - دراسة العروض تجهيزات الحاسب الآلي المقدمة لإدارة المشتريات لـتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية .
12 - عمل التقارير الفنية حو ل التجهيزات المطلوبة لوحدات الجامعة ورفع التوصيات بها  .