هاني الشربيني

أعمال السكرتير

1 متابعة البريد الالكتروني
2 جدولة الاجتماعات والمواعيد
3 مسح الملفات ضوئيا
4 التحضير لجدول أعمال اجتماع اللجنة التنفيذية
5 الاتصالات الداخلية والخارجية بما يخص العمل والشركة
6 هوية الشركة
7 إعداد تقارير وإحصائيات بما يتم التوجية بة ويتعلق بطبيعة العمل
8 التنسيق لتحضير أجندة إجتماعات اللجنة التنفيذية وطباعة المحضر وأرشفتة مع تنظيم وأرشفة قرارات اللجنة
9 تفريغ المواقع والمنصات وترجمتها متي كان لذلك مقتضي
10 متابعة الجروبات الخاصة بالعمل وتزويدهم بالطلبات المطلوبة
11 وما يتطلبة العمل من أعمال السكرتارية

العلاقات العامه:

1 متابعة ( المؤتمرات والندوات والاجتماعات ) وحجزها والترتيب لها
2 تنظيم ومتابعة فاعليات الشركة السنوية مع الموظفين والشركاء
3 تنسيق الهدايا والفاعليات الخارجية للشركة
4 حجوزات الطيران والفنادق وتنسيق عمليات السفر
5 تنسيق الزيارات الداخلية والخارجية للشركة

الصيانة والتشغيل:

1 متابعة عمال النظافة للتأكد من نظافة المبني
2 المتابعة في انهاء التراخيص والتصاريح الخاصة بالمبني ( سلامة ، بلدي )
3 المتابعة مع المؤجر للمبني في حالة وجود اعطال خاصة بهم
4 متابعة المقاولين وتسليمهم لأعمالهم في حالة الصيانة
5 طلب عروض أسعار وتوفير شركات وفنيين في حالة وجود أي اعطال او إصلاحات بالمبني
6 إصلاحات المبني وسلامته

الاستقبال

1 الترحيب بالزوار والعملاء
2 استقبال المكالمات وتحويلها
3 التأكد من اكتمال عناصر الضيافة للزوار
4 ترتيب الديوانية وغرفة الاجتماعات لاستقبال الزوار
5 إخبار المسؤول أو المدير في حال وصول الزوار والعملاء

الموارد البشرية

1 البحث عن موظفين حسب طلب الشركاء
2 تسجيل المهام وتنظيمها
3 جهاز البصمة والحضور والانصراف
4 نظام كاميرات المراقبة
5 التأمين الصحي والتعاقد مع شركات التأمين بأفضل درجة واقل سعر
6 التأمينات الاجتماعية
متابعة المنصات الإلكترونية
1 غرفة الرياض
2 التأمينات الاجتماعية (إضافة ، تعديل ، حذف)
3 التأمين الصحي) إضافة ، تعديل ، حذف)
4 منصة اعتماد
5 مركز الاسناد والتصفية (إنفاذ)
6 الكهرباء
7 stc (إضافة ، تعديل ، حذف)
8 سلامة (الدفاع المدني)
9 منصة بلدي
10 Microsoft
11 ناجز
12 طاقات (إضافة الموظفين السعوديين)

ما يتطلبه حاجة العمل

1 ما يحتاج إلية العمل من مهام داخلية أو خارجية

تنظيم وجدولة المواعيد الخاصة بالاجتماعات أو المقابلات مع المدير العام.
تهيئة وأرشفة أي مستندات متعلقة بالشئون الإدارية.
تلقي أو إجراء المكالمات المتعلقة بالقسم الإداري.
إعداد وترتيب المراسلات سواء الصادرة أو الواردة, وإحالة المراسلات الواردة إلى الجهة المختصة بعد عرضها على المدير العام.
الإشراف العام على كافة الأقسام بالشركة، ومتابعة تنفيذ أي قرارات صادة من الإدارة.
صياغة وحفظ أي محاضر تتعلق بالاجتماعات الخاصة بالإدارة.
تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم إسنادها من قبل الإدارة.