مساعد اداري
مركز التنوير المعرفي
مجموع سنوات الخبرة :10 years, 3 أشهر
مسئول عن أصول الشركة الثابتة والمتحركة وصيانتها -تطبيق سياسات وإجراءات العلاقات العامة التي تعزز سمعة الشركة في الداخل والخارج-مسؤول مسؤولية كاملة عن اجراءات الأمن والسلامة داخل الشركة- الإشراف على توفير جميع الخدمات الإدارية الازمة للشركة -حضور اجتماعات مجلس الإدارة والإجتماعات الداخلية-لتأكد من توثيق جميع القرارات وغيرها وتعميمها على جميع أصحاب المصلحة المعنيين
سكرتارية تنفيذية وشؤون أفراد
• التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب
• جدولة الاجتماعات وإعداد جدول أعمال الإجتماعات ومتابعته وتوزيعه لمعنيين
وترتيب غرف الاجتماعات (لكل الأقسام )
• التنسيق والتجهيز للإجتماعات وحضورها وكتابة محاضر الإجتماع ( لكل الأقسام )
• اشعار المدير حول اي إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
• التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن.
• إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة.
• ترتيب البريد الإلكتروني الصادر والوارد .
• إعداد التقارير الشهرية.
• إستقبال الزوار والترحيب بهم.
• إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص.
• التعامل بحرفية مع الأوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها.
• تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
• التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها.
• التأكد من إكتمال ملفات الموظفين وعمل العقودات وتجديدها .
• متابعة ملفات التأمين الإجتماعي للموظفين .
• متابعة لوائح قانون العمل .
• رصد الحضور والغياب لتجيهز رواتب الموظفين.
• إفادة الإدارة العليا بكل مايخص الموظفين من إستحقاقهم لإجازات سنوية وبدلات وسلفيات .
• تقديم الدعم الإداري والمكتبي للإدارات أو الأفراد التنفيذيين.
• تنظيم وترتيب الأنشطة في المناسبات والاحتفالات.
• متابعة الأوامر والمهام الصادرة من الإدارة العليا والإشراف حتى يتم تنفيذها.
• متابعة صيانة المبنى .
• متابعة تجديد تراخيص العمل وشهادات تأسيس الشركة والأقسام .
• الإشراف العام على المكتب، واستقبال الزائرين والضيوف.
• مراجعة جميع المعاملات التي ترد للمكتب، والتأكد من نظاميتها، واستكمالها للإجراءات المتبعة.
• إعداد برنامج العمل اليومي،
• الإشراف على سير الاتصالات واللقاءات
• تسجيل القرارات التي تصدر، وتعميم ما يلزم تعميمه من القرارات ، ومتابعة تنفيذها
• إدارة وتطوير وتنفيذ استراتيجية المكتب بما يتماشى مع استراتيجية العمل
• تنسيق العمل بين الإدارات في العمل
• تقديم تقرير دوري عن العمل.
•المشاركة في وضع الخطة السنوية للتدريب