مدير مشتريات
وكالة تريب ليموزين للسفر والسياحة
مجموع سنوات الخبرة :18 years, 6 أشهر
مساعدة الإدارة على تقديم خدمات المشتريات لجميع أقسام الشركة، والمساعدة في ضمان الاستخدام الفعال للموارد وتطويرها ضمن مجالات المسؤوليات والتحسينات المستمرة لوضع سياسات واستراتيجيات وعمليات جديدة ضمن وظائف المشتريات لتحقيق أهداف العمل الشاملة غي العديد من المجالات :-
- توفير الخدمات السياحية في جميع أنحائ العالم وتشمل حجوزات الطيران والفنادق و الانتقالات .
- توفير جميع العقود الخدمية ( الصيانة - النظافة - الضيافة - الحراسه - السيارات - الأمن والسلامه - الخدمات اللوجيستيه - وغيره )
مساعدة الإدارة في تطوير وتوجيه جميع الأقسام الأخرى من خلال وضع الخطط والإجراءات ذات الصلة من أجل الحصول على احتياجات وطلبات كل قسم بأفضل الطرق مع ضمان تحقيق مستوى الجودة وأقل التكاليف.
الإشراف على أنشطة المشتريات للشركة وضمان الامتثال الكامل.
تطوير وتنفيذ استراتيجية قسم الإدارة والمشتريات.
إعداد قسم KPI (مؤشرات الأداء الرئيسية) والتأكد من استخدام الموارد بكفاءة للوصول إلى أهداف القسم.
دراسة حالة السوق و الأسعار بصفه مستمرة و إتخاذ القرارات البديلة.
إتخاذ القرارات الخاصة بالشراء.
العمل على تخفيض تكاليف المشتريات سواء كانت خدمية أو إنتاجية.
مسؤول عن مراجعة أوامر الشراء وأوامر المهام جنبًا إلى جنب مع المستندات المرتبطة بها من أجل الموافقة عليها وتوقيعها لمواصلة دورة الشراء.
عضو لجنة المناقصات والمشتريات والعقود التي تقوم بمراجعة إجراءات الترسية على الموردين وفقاً للسياسات والإجراءات المتبعة.
إدارة علاقات الموردين بفعالية وكفاءة للحصول على خدمات أفضل.
تحسين أداء الموظفين وبناء فريق إداري فعال مسؤول عن مراقبة وتقييم القسم والموردين.
تنسيق وإدارة الوظائف الإدارية المختلفة داخل خدمات الشركة. يتمثل الدور في أداء مكونات مختلفة للإدارة والموظفين المطلوب منهم العمل في بعض الأقسام المحددة حسب ما يراه القسم ضروريًا.
الدعم في الأنشطة المتعلقة بالمشتريات مثل إنشاء رموز العناصر، ورفع طلبات الشراء، والتأكد من استلام أمر الشراء وتعيينه لأصحاب المصلحة المعنيين وتحديث تقرير المشتريات باستخدام PR وPO وDN وGRN والفاتورة.
المساعدة في إعداد التقرير الشهري.
مراجعة وثائق العقد وجمع جميع الوثائق اللازمة من تقديم العقد.
المساعدة في إعداد تقرير التقييم الفني.
الدعم في أي واجبات إدارية أخرى يراها القسم ضرورية.
الربط بين عمل الإدارات الأخرى والإدارة.
إدارة قاعدة بيانات الشركة بما في ذلك تحليل البيانات وإعداد التقارير الأسبوعية والفصلية والسنوية.
الحفاظ على وتتبع مجموعة متنوعة من السجلات.
إعداد التقارير القياسية والروتينية والعروض التقديمية والمذكرات والرسائل وجداول أعمال الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات باستخدام تطبيقات البرامج مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والرسومات والمخططات وقواعد البيانات.
الاحتفاظ بمجموعة متنوعة من الملفات اليدوية والتقارير الأخرى.
استرجاع الملفات والتقارير الأخرى حسب طلب الموظفين.
تحديث ملفات الموظفين لجميع المعاملات الجديدة للوصول السريع إلى البيانات المطلوبة.
قبول المكالمات الواردة نيابة عن المجموعة المدعومة.
إستلام الطلبات وتوجيهها إلى الموظف المناسب عندما تكون خارج قاعدة المعرفة الخاصة بشاغل الوظيفة.
الترحيب بالزوار القادمين وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.
الواجبات الكتابية الأخرى مثل حشو المظاريف وحفظها.
الإدارة الكاملة لقسم الموارد البشرية وكل ما يتعلق بالموظفين.
التواصل بصفه مستمره مع قسم المخازن بشأن نقص المخزون ومدى استيعاب المخازن وحركة معدل دوران المخزون.
استكمال النماذج الروتينية مثل الفواتير وإذونات التسليم وما إلى ذلك.
مساعدة الإدارة على تقديم خدمات المشتريات لجميع أقسام الشركة، والمساعدة في ضمان الاستخدام الفعال للموارد وتطويرها ضمن مجالات المسؤوليات والتحسينات المستمرة لوضع سياسات واستراتيجيات وعمليات جديدة ضمن وظائف المشتريات لتحقيق أهداف العمل الشاملة غي العديد من المجالات :-
- أعمال المقاولات و الإنشاءات ومواد البناء .
- توفير طلبات تجهيزات القنوات الفضائية.
- توفير طلبات تجهيزات الفعاليات الداخلية و الخارجية و المؤتمرات وجميع الأعمال ذات الصله.
- توفير طلبات تجهيزات الإحتفال باليوم الوطني و جميع الفعاليات المصاحبه .
- توفير الخدمات السياحية في جميع أنحائ العالم وتشمل حجوزات الطيران والفنادق و الانتقالات .
- توفير جميع العقود الخدمية ( الصيانة - النظافة - الضيافة - الحراسه - السيارات - الأمن والسلامه - الخدمات اللوجيستيه - وغيره )
مساعدة الإدارة في تطوير وتوجيه جميع الأقسام الأخرى من خلال وضع الخطط والإجراءات ذات الصلة من أجل الحصول على احتياجات وطلبات كل قسم بأفضل الطرق مع ضمان تحقيق مستوى الجودة وأقل التكاليف.
الإشراف على أنشطة المشتريات للشركة وضمان الامتثال الكامل.
تطوير وتنفيذ استراتيجية قسم الإدارة والمشتريات.
إعداد قسم KPI (مؤشرات الأداء الرئيسية) والتأكد من استخدام الموارد بكفاءة للوصول إلى أهداف القسم.
دراسة حالة السوق و الأسعار بصفه مستمرة و إتخاذ القرارات البديلة.
إتخاذ القرارات الخاصة بالشراء.
العمل على تخفيض تكاليف المشتريات سواء كانت خدمية أو إنتاجية.
مسؤول عن مراجعة أوامر الشراء وأوامر المهام جنبًا إلى جنب مع المستندات المرتبطة بها من أجل الموافقة عليها وتوقيعها لمواصلة دورة الشراء.
عضو لجنة المناقصات والمشتريات والعقود التي تقوم بمراجعة إجراءات الترسية على الموردين وفقاً للسياسات والإجراءات المتبعة.
إدارة علاقات الموردين بفعالية وكفاءة للحصول على خدمات أفضل.
تحسين أداء الموظفين وبناء فريق إداري فعال مسؤول عن مراقبة وتقييم القسم والموردين.
تنسيق وإدارة الوظائف الإدارية المختلفة داخل خدمات الشركة. يتمثل الدور في أداء مكونات مختلفة للإدارة والموظفين المطلوب منهم العمل في بعض الأقسام المحددة حسب ما يراه القسم ضروريًا.
الدعم في الأنشطة المتعلقة بالمشتريات مثل إنشاء رموز العناصر، ورفع طلبات الشراء، والتأكد من استلام أمر الشراء وتعيينه لأصحاب المصلحة المعنيين وتحديث تقرير المشتريات باستخدام PR وPO وDN وGRN والفاتورة.
المساعدة في إعداد التقرير الشهري.
مراجعة وثائق العقد وجمع جميع الوثائق اللازمة من تقديم العقد.
المساعدة في إعداد تقرير التقييم الفني.
الدعم في أي واجبات إدارية أخرى يراها القسم ضرورية.
الربط بين عمل الإدارات الأخرى والإدارة.
إدارة قاعدة بيانات الشركة بما في ذلك تحليل البيانات وإعداد التقارير الأسبوعية والفصلية والسنوية.
الحفاظ على وتتبع مجموعة متنوعة من السجلات.
إعداد التقارير القياسية والروتينية والعروض التقديمية والمذكرات والرسائل وجداول أعمال الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات باستخدام تطبيقات البرامج مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والرسومات والمخططات وقواعد البيانات.
الاحتفاظ بمجموعة متنوعة من الملفات اليدوية والتقارير الأخرى.
استرجاع الملفات والتقارير الأخرى حسب طلب الموظفين.
تحديث ملفات الموظفين لجميع المعاملات الجديدة للوصول السريع إلى البيانات المطلوبة.
قبول المكالمات الواردة نيابة عن المجموعة المدعومة.
إستلام الطلبات وتوجيهها إلى الموظف المناسب عندما تكون خارج قاعدة المعرفة الخاصة بشاغل الوظيفة.
الترحيب بالزوار القادمين وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.
الواجبات الكتابية الأخرى مثل حشو المظاريف وحفظها.
الإدارة الكاملة لقسم الموارد البشرية وكل ما يتعلق بالموظفين.
التواصل بصفه مستمره مع قسم المخازن بشأن نقص المخزون ومدى استيعاب المخازن وحركة معدل دوران المخزون.
استكمال النماذج الروتينية مثل الفواتير وإذونات التسليم وما إلى ذلك.
Procurement and Contract:-
Responsibilities
Assist Section Head - Administration and Procurement - in developing and directing section activities through participating in putting in place section plans and related procedures in order to utilize the resources in best manner
Supervise and overseeing procurement activities of the company and assuring full compliance to.
Finalize all bookings for tickets and hotels for artists and guests in the various events.
Responsible of receiving and distributing purchase requests (PR's) in order to obtain final approval and process it according to authority matrix.
Search for new suppliers locally, regionally and internationally in order to create active pipeline for quality products and services with most competitive prices.
Responsible of creating and managing Vendor (Supplier) List from processing vendor registration applications to obtaining higher management approval on complete list.
Conduct site visit to suppliers and service providers if requested to examine and verify their technical capabilities.
Responsible of evaluating the performance of suppliers and service providers in order to ensure quality services and to update related database.
Responsible of processing Biddings and Request for Proposals as per pre-set policies and procedures in order to receive official quotation or proposal from suppliers and / or service providers.
Review and evaluate received offers and proposals, technically and financially in collaboration with counter partner (End-User) in order to recommend best offer or proposal.
Responsible of reviewing purchase orders and task orders along with associated documents in order to process it for final approval.
Achievements
i have provided many achievements for my present work to reduce the budget of year 2016, either through negotiation with service providers for the service contract value such as contracts for the hospitality and cleanliness and the security guard, or to search for alternatives to lower cost of ongoing cost
•Total Amount reduced for the year 2016 = 8 Millions
Member of Tender Committee: -
Responsibilities
Collect and have a good understanding of full information from counterpart (End-User) pertaining purchase requirements & and process to tender committee as per authority matrix.
Write Request for Proposals (RFP's) explaining all bidding requirements (submission method, timing and evaluating criteria)
Receive bids and making sure of compliance to bids conditions (sealed envelope, etc, , ) and reject which is not complying.
Open bids with attendance of all colleague members
Set evaluation forms and assist counterpart (End-User) in filling up technical evaluation sheets, and fully responsible of commercial evaluation completion.
Report tender committee findings and formulate letter of award recommendations to higher management for final Approval.
General Services :-
Responsibilities
Follow-up and supervision of all services contract (Maintenance - Hospitality - cleanliness - Protection - safety and security - follow-up rentals headquarters - offices distribution - distribution of newspapers and magazines - logistics)
Preparing of suggestions and recommendations for renting or buying vehicle, and submit it to the management to take the decision.
Administrative Affairs :-
Responsibilities
Coordinate and manage various administrative functions within Corporate Services. the role is performing a various components of administration and the personnel which are required to work on some specific portfolio as deemed necessary by the department.
Assist in preparation of Monthly report.
Assist in preparation of Technical Evaluation Report.
Prepare standard and routine reports, presentations, memorandums, letters, Meeting agendas, and minutes of meetings using software applications such as word processing, spreadsheets, graphics, charts and databases.
Accept incoming calls on behalf of the supported group.
Studying and analyzing available vendors in market and evaluate products and services of each according to our requirements.
Finding new opportunities with new suppliers abroad, to ensure positive responses with real and fair competition.
Maintain futuristic and strategic bond with suppliers to assure better performance comply with company’s purchasing policy.
Following up (all 6) ongoing projects material requisitions (MR) and formulate data base for all requisitions.
Review Material Requisitions (MR) and unsure clarity and authorized signatures and liaise with concerned engineers to make amendments or further information if required.
Generate inquiries for site requirements and conduct primary negotiations with suppliers for convenient terms and conditions
Invite vendors to place their bids, and go on the procedure of evaluating offers and recommending best for engineers in charge.
Place orders to best offers on management approval accordingly and liaising with accounts department to flag up payment conditions.
Ensure accurate and correct amount delivery on time as requested to sites warehouses.
Building company’s Integrated Management system (IMS) purchasing procedures and maintain compliance with ISO certification.
Commence periodic supplier’s commercial and technical evaluation and generate Approved Vendor List (AVL) accordingly.
Aim for optimum spending and achieve remarkable savings of purchasing budgets
Accounting of receipts and payments from customers, suppliers and accounts, procurement
Daily Sales Accounting:
Experience in daily sales. Verifying and recording purchase transactions up to the Preparations of cheques.
Accounts Receivables/Payables:
Dealing with suppliers and the collection of debts from customers.
General Ledger & Petty Cash Transaction:
Expertise in the area of banking transactions and petty cash transactions.
Accounting and follow-up sales invoices for all delegates of the company and receipt of collections from customers and the work of journal entries, accounts receivable and payable and salaries
Pass