nadir a. adam khojali

ما يخص الأعمال الإدارية:
مساعدة المدير الإدارى فى جميع مهامه و مسئولياته بهدف تخفيف الضغط عليه و إنجاز حجم أكبر من الأعمال فى أقل وقت و بالشكل الصحيح و المطلوب.
وكذلك القيام بكافة الأعمال الإدارية حسب متطلبات المنشأة.
****
ما يخص سكرتارية مجلس الإدارة:
التحضير الكامل لاجتماعات مجلس الإدارة الدورية (أسبوعياً) وغير العادية
وذلك بإعداد جدول أعمال الاجتماع وإرساله إلى الأعضاء قبل الاجتماع بيوم وفي يوم الاجتماع تحضير القاعة بشكل ملائم، وإعداد الدوسيهات التي تحتوي على جدول الأعمال وأي مستندات يتم نقاشها في الاجتماع بالإضافة إلى الأدوات المكتبية اللازمة لكل عضو
وبعد ذلك القيام بإعداد صيغة محضر الاجتماع وطباعته وإرساله لرئيس المجلس للتعديل ومن ثم طباعته بشكل نهائي وتوقيعه من الأعضاء وإعطاء صورة لكل منهم مع حفظ الأصل وأرشفته في المكان المعد لذلك
وبعد ذلك القيام بعمل خطابات تكليف أو تبليغ للإدارات المعنية بما صدر من قرارات في الاجتماع
إضافة إلى كل الخطابات الرسمية الصادرة من المجلس إلى أي جهة داخلية كانت أو خارجية

التحضير لاجتماعات مجلس الادارة الاسبوعية
تهيئة القاعة
اعداد جدول الاعمال
طباعة محضر الاجتماع
توزيع القرارات على الادارات المعنية
متابعة تنفيذ قرارات مجلس الادارة
حفظ وأرشفة المحاضر بعد توزيع نسخة ضوئية لاعضاء المجلس

تنسيق العلاقة بين الموظف والمنشأة
اعداد بطاقة الوصف الوظيفي لكل وظيفة
طباعة تقارير الاداء السنوية
الاعداد لما يخص التامين الطيي للموظفين والمتابعة مع شركة التأمين

سكرتير ومساعد شخصي للمدير التنفيذي
ادارة مواعيد ومقابلات المدير التنفيذي
اعداد ارشيف خاص لمراسلات المدير التنفيذي
توجيه الخطابات اللازمة من المدير التنفيذي للادارات