سكرتير مدير عام
مجموعة التصنيف
مجموع سنوات الخبرة :13 years, 4 أشهر
1- حصر وتحديث مستندات الملكية للمحفظة العقارية (المحلية والدولية).
2- إعداد تقارير مجلس الإدارة الدورية وإعداد تقارير لجنة المراجعة وتقييم الأداء.
3- التأكد من أن التقارير التي ترفع إلى مجلس الإدارة والتقارير التي يعدها المجلس قد تم حفظها.
4- المشاركة في إعداد برامج تطوير الأراضي (دراسات الجدوى).
5- بحث أفضل السبل في التعامل مع رسوم الأراضي البيضاء.
6- تنظيم الاجتماعات الاستراتيجية.
7- تزويد أعضاء مجلس الإدارة بالأوراق والوثائق والمعلومات المشمولة في جدول الاجتماعات.
8- تنظيم مكتب الإدارة العليا ومساعدة رئيس مجلس الإدارة في الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.
9- إعداد وتنسيق تقارير مكتب رئيس مجلس الإدارة.
10- المساعدة في إعداد وتنسيق الأنظمة الإدارية واللوائح التنظيمية.
11- المساعدة في إعداد وتنسيق تقرير المجموعة السنوي وعرضه على مجلس الإدارة.
12- تحرير وطباعة الخطابات الداخلية والخارجية الخاصة بمكتب رئيس المجموعة.
13- تنظيم وفهرسة التقارير الشهرية الواردة من مدراء شركات المجموعة وعرضها على رئيس مجلس الإدارة.
14- تنظيم وفهرسة التقارير الخارجية الواردة من شركات المقاولات والمكاتب الاستشارية بخصوص المشاريع العقارية القائمة.
15 متابعة تواريخ المستحقات المالية لشركات المقاولات ومكاتب الاستشارات الهندسية.
16- استلام خطابات المطالبات المالية من شركات المقاولات ومكاتب الاستشارات الهندسية الخاصة بالمشاريع القائمة وعرضها علي رئيس مجلس الإدارة لاعتمادها.
17- المتابعة الإدارة المالية بعد اعتماد المطالبات، وتسليم الشيكات للجهات المعنية واستلام سندات القبض.
18- استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة.
19- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها رئيس مجلس الإدارة.
20- تذكير أعضاء مجلس الإدارة بمواعيد انعقاد الاجتماعات الدورية وتمرير ما يستجد من معلومات وقرارات للأعضاء للاطلاع عليها وإقرارها.
21- تهيئة مكان اجتماعات المجلس سواء داخل أو خارج الشركة بالتجهيزات اللازمة.
22- تدوين ما يدور في اجتماعات مجلس الإدارة من نقاش وتوصيات وقرارات وإعداد محضر الاجتماع ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.
23- استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الداخلية والخارجية الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
24- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاصة برئيس مجلس الإدارة.
25- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب رئيس مجلس الإدارة بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.
16- استقبال زوار مكتب رئيس مجلس الإدارة والإدارة العليا سواء داخل أو خارج الشركة والترحيب بهم.
27- المحافظة على المظهر العام لمكتب رئيس مجلس الإدارة من حيث النظافة والترتيب.
28- مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال بناءاً على طلب رسمي أو شخصي.
1- مراجعة وتطوير سياسات وإجراءات العمل بالمجموعة للنشاط التجاري والنشاط العقاري.
2- الهيكلة المؤسسية (إنشاء الهيكل الإداري لكل وحدة عمل).
1. إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالمدير العام.
2. إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام.
3. تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام.
4. تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالإدارة العليا.
5. حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بالمكتب بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.
6. استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة بالإدارة وفهرسة هذه الرسائل.
7. تسجيل البريد والفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة.
8. كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون المدير العام طرفاً فيها.
9. التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
10. استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
11. تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
12. التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية بالإدارة.
13. توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير.
14. كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمدير العام.
1- تحقيق الأهداف البيعيه ورفع مستويات البيع للشركة.
2- العمل بكل حرص وجهد لتحويل كل عميل محتمل إلى عملية بيع.
3- تنمية قاعدة العملاء والتواصل معهم.
4- خدمة العميل بأعلى درجات الاحترافية والمسؤولية.
5- معرفة المشاريع ومواصفاتها بالتفصيل.
6- تعريف العملاء بالمشاريع المتاحة ومناقشة شروط البيع او شروط عقد الايجار.
7- استعراض الخطط ورفع اقتراحات العملاء.
1- حُسن استقبال جميع الاستعلامات والشكاوى الواردة من العملاء وسرعة الإستجابة لها وكذلك في تنفيذها.
2- تقديم خدمة سريعة ودقيقة لتعزيز ولاء العملاء.
3- الارتقاء بجودة الخدمات المقدمة.
4- عمل تقارير للقيادة عن مدى رضا العملاء عن الخدمة وآرائهم بشأنها وما يجب تحسينه في المستقبل.
5- التأكد من حل جميع مشاكل العميل التي يعاني منها.
