جبريل باصهي

تقديم الدعم الإداري والمكتبي الشامل لإدارة المؤسسة والأقسام المختلفة، وضمان سير العمليات الإدارية اليومية بكفاءة ودقة، والمساهمة في تنظيم وتنسيق الأعمال بما يخدم أهداف المؤسسة التشغيلية.

*المهام والمسؤوليات الرئيسية:*

1. *الدعم الإداري والمكتبي:*
- إعداد وطباعة الخطابات الرسمية والمذكرات والتقارير الدورية للإدارة
- تنظيم وحفظ الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية وفق نظام الأرشفة المعتمد
- استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات
- تنسيق الاجتماعات وحجز القاعات وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات

2. *المتابعة والتنسيق:*
- متابعة المعاملات الإدارية الصادرة والواردة وضمان إنهائها في الوقت المحدد
- التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة لتسهيل سير العمل
- متابعة دوام الموظفين وإعداد كشوفات الحضور والانصراف الشهرية
- متابعة احتياجات المكتب من القرطاسية والمستلزمات ورفع طلبات الشراء

3. *إعداد التقارير والبيانات:*
- جمع البيانات وإدخالها في الأنظمة الإلكترونية وبرامج الأوفيس Excel, Word
- إعداد التقارير الإدارية الشهرية ورفعها للإدارة المباشرة
- المساعدة في إعداد العروض التقديمية PowerPoint للاجتماعات والعروض الرسمية

4. *خدمة العملاء والمراجعين:*
- استقبال المراجعين والزوار وتوجيههم للأقسام المختصة
- الرد على استفسارات الموظفين بخصوص الإجراءات الإدارية الداخلية
- المساعدة في حل المشاكل الإدارية الروتينية

5. *مهام أخرى:*
- القيام بأي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر ضمن نطاق العمل
- الالتزام بسياسات وإجراءات المؤسسة والسرية التامة للمعلومات

- Prepare
administrative reports and official letters using MS Word
• Manage incoming/outgoing transactions and ensure proper documentation
• Maintain electronic and physical filing systems for 500+ documents annually
• Coordinate meetings, prepare agendas, and record minutes
• Handle emails, calls, and visitor reception
• Create Excel spreadsheets for monthly statistics and data analysis

*استقبال النزلاء وإجراءات التسكين والمغادرة:*
- الترحيب بالنزلاء عند الوصول وتسجيل بياناتهم في النظام الفندقي حسب أنظمة وزارة السياحة
- التحقق من الهويات ووثائق السفر والتأكد من مطابقتها للأنظمة
- تنفيذ إجراءات تسكين النزلاء Check-in وتسليمهم مفاتيح الغرف وشرح مرافق الفندق
- تنفيذ إجراءات مغادرة النزلاء Check-out وإصدار الفواتير وتحصيل المستحقات

*خدمة العملاء وحل الشكاوى:*
- الرد على استفسارات النزلاء هاتفياً وشخصياً على مدار الساعة
- التعامل مع شكاوى النزلاء وملاحظاتهم بمهنية ورفعها للإدارة عند الحاجة
- تقديم المعلومات السياحية عن منطقة جازان والمعالم والخدمات للنزلاء
- التنسيق مع أقسام الفندق الأخرى: خدمة الغرف، الصيانة، المطعم لتلبية طلبات النزلاء

*تطبيق الأنظمة والرقابة:*
- الالتزام التام بتطبيق اشتراطات وزارة السياحة للمنشآت الفندقية
- التأكد من تطبيق معايير النظافة والسلامة والصحة العامة في منطقة الاستقبال
- متابعة نسبة إشغال الغرف يومياً وإعداد تقارير الإشغال للإدارة
- حفظ سرية بيانات النزلاء والالتزام بسياسة حماية المعلومات الرقمية

*المهام المالية والإدارية:*
- تشغيل نظام الحجوزات وإدارة حجوزات الغرف عبر الهاتف والمنصات الإلكترونية
- استلام المبالغ النقدية والتعامل مع نقاط البيع وإصدار الفواتير الرسمية
- إعداد تقارير الوردية اليومية: تقرير الإيرادات، تقرير الإشغال، تقرير الشكاوى
- مطابقة الصندوق في نهاية الوردية وتسليمه للوردية التالية

*مهام إشرافية - في حال كنت مشرف استقبال:*
- الإشراف على فريق موظفي الاستقبال وتوزيع المهام بينهم
- تدريب الموظفين الجدد على أنظمة الفندق وسياسات وزارة السياحة
- متابعة أداء الموظفين والتأكد من التزامهم بمعايير الخدمة والجودة
- إعداد جداول الورديات الشهرية لموظفي القسم

• Process guest check-in/out and manage reservations
• Handle customer inquiries, complaints, and billing
• Prepare daily reports and coordinate with housekeeping and accounting

الإشراف المباشر على عمليات قسم الاستقبال وضمان تقديم خدمات الإيواء وفق أعلى معايير الجودة والضيافة المعتمدة من وزارة السياحة. الرقابة على أداء موظفي الاستقبال والتأكد من التزام المنشأة بكافة الأنظمة والاشتراطات السياحية.

*المهام والمسؤوليات الرئيسية:*

1. *الإشراف والرقابة الميدانية:*
- الإشراف اليومي على فريق موظفي الاستقبال في جميع الورديات الصباحية والمسائية
- مراقبة التزام الموظفين بإجراءات التسكين والمغادرة حسب أنظمة وزارة السياحة
- التفتيش الدوري على منطقة الاستقبال والبهو للتأكد من النظافة والترتيب والمظهر العام
- متابعة تطبيق معايير الأمن والسلامة وحماية المعلومات الرقمية للنزلاء

2. *ضمان الجودة وتطبيق الأنظمة:*
- التأكد من تطبيق كافة اشتراطات وتصنيف وزارة السياحة للمنشآت الفندقية
- مراجعة حجوزات النزلاء وتدقيق البيانات المدخلة في النظام الفندقي
- مراقبة مستوى الخدمة المقدمة للنزلاء والتأكد من مطابقتها لمعايير الضيافة السعودية
- رصد أي مخالفات تشغيلية أو قصور في الخدمة ورفعها لمدير الإدارة فوراً

3. *إدارة الفريق والتدريب:*
- توزيع المهام على موظفي الاستقبال وإعداد جداول الورديات الشهرية
- تدريب الموظفين الجدد على سياسات الفندق وأنظمة وزارة السياحة وإجراءات الجودة
- تقييم أداء الموظفين بشكل دوري ورفع تقارير الأداء للموارد البشرية
- معالجة مشاكل الموظفين التشغيلية وحل النزاعات داخل القسم

4. *خدمة العملاء والتعامل مع الشكاوى:*
- استلام شكاوى النزلاء المعقدة التي لم يتمكن موظف الاستقبال من حلها
- حل مشاكل النزلاء ميدانياً بشكل فوري للحفاظ على سمعة المنشأة ورضا العميل
- التعامل مع كبار الشخصيات VIP والتأكد من تقديم خدمة استثنائية لهم
- متابعة ملاحظات النزلاء على منصات التقييم مثل Booking وحلها

5. *المهام المالية والتقارير:*
- مراجعة وتدقيق تقارير الورديات اليومية: الإيرادات، الإشغال، المبالغ المحصلة
- إعداد التقارير الدورية عن أداء القسم: تقرير الشكاوى، تقرير الجودة، تقرير المخالفات
- مطابقة الصندوق العام والتأكد من صحة العمليات المالية في الورديات
- رفع تقارير مباشرة لمدير الفندق عن أي تجاوزات أو مخالفات للأنظمة

6. *التنسيق بين الأقسام:*
- التنسيق مع قسم الإشراف الداخلي Housekeeping بخصوص حالة الغرف وجاهزيتها
- التنسيق مع قسم الصيانة لمعالجة الأعطال التي تؤثر على راحة النزلاء
- التنسيق مع قسم الأمن بخصوص إجراءات السلامة ودخول الزوار

• Supervise front office team of 3 staff members
~ Train new employees on procedures and service standards
• Ensure compliance with hotel policies and quality standards