بشاير احمد

سكرتيرة تنفيذية في شركة السيف المحدودة

• قطر - الدوحة
• ديسمبر 2006 إلى أبريل 2020

• ترتيب وتنظيم الملفات الخاصة بالقسم وكتابة المذكرات والرسائل المتعلقة بالعمل .
• عمل مراسلات دعوة للمناقصة المطروحة من قبل الشركة، ودعوة الشركات للمشاركة فيها.
• مساعدة لجنة المناقصات لعمل المكاتبات ذات الصلة بالاجتماع وتحضير جميع المستندات الخاصة باجتماع اللجنة :-( عمل جدول الأعمال الخاص بالاجتماع / MOM / إعداد التقارير الفنية والتجارية ...... الخ)
• الافادة بالمعلومات الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل أو المناقصة للشركات.
• إعداد التقارير الأسبوعية عن سير العمل في اقسام الشركة
• العمل على معالجة وحل جميع المشاكل المتعلقة بالقسم في سرية تامة والحفاظ على سرية معاملات الشركة أو القسم، سواء كانت داخلية أو خارجية.
• التنسيق لتسليم / وإستلام أي عقودات موقعة من قبل الشركة والمقاولين

• ترتيب وتنسيق:

 زيارة الموقع للمقاولين بالتنسيق مع القسم
 اجتماع التفاوض مع المقاولين
 اجتماع منتصف العطاء


• كتابة جميع رسائل الإيضاح للمقاولين المتعلقة بالمناقصة ، والتنسيق مع المستخدم النهائي للمراجعة والموافقة لإرسالها إلى مقدمي العروض
• العمل على ترتيب وتسليم واستلام العقود الموقعة من المقاولين، وتوزيعها إلى قسم الوثائق، والمالية ، والقسم المعني.
• معرفة تامة بكافة القوانين المعمول بها في المؤسسات وتحديداً المؤسسة التي اعمل بها.

• ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.

• الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الروتينية. كتابة وتوزيع المراسلات الروتينية والتقارير. تجميع البيانات وإعداد التقارير

• الحفاظ على معلومات الاتصال المحدثة لموظفي الشركة, الموردين والعملاء والحفاظ على سرية هذه المعلومات.

• التواصل مع الآخرين عبر وسائل الاتصال المختلفة والقدرة على التعامل مع مختلف المواقف بشكل صحيح.

• الوفاء بواجبات السكرتارية الأخرى حسب الحاجة.