سكرتارية قسم الخدمات المساندة ( الموارد البشرية )
وزارة التربية و التعليم منطقة عجمان التعليمية
مجموع سنوات الخبرة :3 years, 10 أشهر
- الهدف العام من الوظيفة: القيام بالمهام والتعليمات الخاصة بتنظيم وترتيب مواعيد لقاء موظفي الإدارة العليا (المدير العام ومساعدة ) وطباعة الرسائل الصادرة من المؤسسة للغير وكذا تنظيم وتنسيق عملية الاستلام والتسليم للبريد الوارد والصادر من المؤسسة وتوزيعه للإدارات والأقسام فيها ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من المسئولين في الإدارة العامة الموجهة للوحدات الإدارية الأدنى, كما تقوم بتنظيم واستقبال الضيوف الوافدين للمؤسسة وتحديد مواعيد لقاءاتهم بحسب المواعيد المنسقة والمنظمة وبموجب تعليمات المسئولين.
ـ-الواجبات والمسئوليات والصلاحيات: م الواجبات والمسئوليات
1 استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير العام وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.
2 استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالمؤسسة وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات.
3 إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير العام أو من يفوضه بذلك.
4 متابعة المراسلات الواردة إلى المدير العام للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.
5 الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير العام سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.
6 إعداد المراسلات الصادرة عن المؤسسة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.
7 حفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام. 8 حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها. 9 حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير العام بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة. 10 إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير العام . 11 متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته. 12 تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام. 13 ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له. 14 المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد. د- العلاقات الداخلية: مع كافة موظفي المؤسسة. الجزء الثاني: مواصفات شاغل الوظيفية المواصفات المؤهلات التخصص الأكاديمية العلمية بكالوريوس إدارة أعمال إدارة أعمال المواصفات البيان الخبرات خبرة لا تقل عن 8 سنوات المهارات مهارة جيدة في استخدام الكمبيوتر. مهارات عالية في التعامل مع الآخرين. الصفات الشخصية الدقة, الإمانة, الإبتكار