سكرتير تنفيذي Executive Secretary
شركة نخيل الخليج للتجارة العامة والمقاولات
Total years of experience :22 years, 3 Months
سكرتير لجميع الاقسام الادارية بالشركة
( نائب المدير العام - مدير المبيعات - المدير الاداري - قسم المحاسبة - قسم السيارات )
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير المباشر و تحرير و طباعة كافة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا والموجهه داخليا أو خارجياً .
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها ، وذلك باستخدام تقنية الارشفة الالكترونية على الحاسوب .
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد الموجه إلى الإدارات و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل حسب الادارة الموجه اليها الرسائل .
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع .
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها .
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى .
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين .
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير المباشر و متابعة قراره بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها او الحفظ .
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- متابعة و تنظيم كل مايخص قسم السيارات والمركبات بالشركة من حيث ( حالة السيارات - السائقين - تجديد التراخيص - أماكن عمل السيارة )
- تزويد المتدرب بكافة الاستعلامات التي يستفسر عنها والاجابة عن كل التساؤلات التي يتم طرحها منه ، والاجابة على الاسئلة المتوقعة منه .
- تنظيم مواعيد المحاضرات النظرية والعملية على ان تتناسب هذه المواعيد مع المتدرب ولا تعيق حياته الخاصة ، حتى يتمكن من الاستمرارية بالتدريب .
- متابعة قاعات المحاضرات النظرية ومعامل المحاضرات العملية و تجهيزها لاستقبال المتدربين .
- التنسيق مع المدربين و مراقبة الاداء الوظيفي لهم و من ثم تقيمهم ، ورفع تقارير بذلك للادارة العليا
- متابعة حضور المتدربين وقياس النسب ما بين المتقدمين للتدريب والحاضرين فعلياً .
- العمل على ايجاد حلول مشاكل المتدربين التي قد تواجههم خلال فترة التدريب مثل ( تغير المواعيد - عدم الاستيعات ... الخ ) .
- كل ما يخص الجانب المحاسبي للمركز من حيث الواردات و الرواتب و المصروفات الادارية و الايدعات البنكية ... الخ .
- متابعة كافة فروع المركز والقيام بالدور الاداري .