صفوت اسماعيل

سكرتير لجميع الاقسام الادارية بالشركة
( نائب المدير العام - مدير المبيعات - المدير الاداري - قسم المحاسبة - قسم السيارات )

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير المباشر و تحرير و طباعة كافة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا والموجهه داخليا أو خارجياً .

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها ، وذلك باستخدام تقنية الارشفة الالكترونية على الحاسوب .

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد الموجه إلى الإدارات و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل حسب الادارة الموجه اليها الرسائل .

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع .

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها .

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى .

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين .

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير المباشر و متابعة قراره بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها او الحفظ .

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- متابعة و تنظيم كل مايخص قسم السيارات والمركبات بالشركة من حيث ( حالة السيارات - السائقين - تجديد التراخيص - أماكن عمل السيارة )

- تزويد المتدرب بكافة الاستعلامات التي يستفسر عنها والاجابة عن كل التساؤلات التي يتم طرحها منه ، والاجابة على الاسئلة المتوقعة منه .

- تنظيم مواعيد المحاضرات النظرية والعملية على ان تتناسب هذه المواعيد مع المتدرب ولا تعيق حياته الخاصة ، حتى يتمكن من الاستمرارية بالتدريب .

- متابعة قاعات المحاضرات النظرية ومعامل المحاضرات العملية و تجهيزها لاستقبال المتدربين .

- التنسيق مع المدربين و مراقبة الاداء الوظيفي لهم و من ثم تقيمهم ، ورفع تقارير بذلك للادارة العليا

- متابعة حضور المتدربين وقياس النسب ما بين المتقدمين للتدريب والحاضرين فعلياً .

- العمل على ايجاد حلول مشاكل المتدربين التي قد تواجههم خلال فترة التدريب مثل ( تغير المواعيد - عدم الاستيعات ... الخ ) .

- كل ما يخص الجانب المحاسبي للمركز من حيث الواردات و الرواتب و المصروفات الادارية و الايدعات البنكية ... الخ .

- متابعة كافة فروع المركز والقيام بالدور الاداري .