Bassam AL - Mujamami

1. تحديد احتياجات الشركة من الموارد البشرية.
2. متابعة كافة الأمور المتعلقة بموظفي الشركة و الخاصة بالتعيين و الترقية و نقل و انتداب و إعارة.
3. وضع نظام لإختيار الموظفين و إجراء المقابلات و الإشراف على تنفيذ إجراءات التعيين.
4. وضع برنامج تعريف الموظف الجديد بواجباته و التزاماته و حقوقه وفق أنظمة و قواعد الشركة.
5. الإشراف إدارياً و فنياً على الموظفين ضمن نطاق الإشراف و توزيع المهام فيما بينهم، كذلك توجيههم و مراقبة تنفيذهم للمهام الموكلة إليهم.
6. المساهمة في صياغة مشاريع الأنظمة و التعليمات و القرارات الإدارية و المالية و تلك المتعلقة بشؤون الموظفين.
7. إعداد التقارير الدورية حول الأداء العام للشركة على الصعيد الإداري و صعيد الموارد البشرية، و رفعها إلى المدير العام معززة بالتوصيات اللازمة.
8. متابعة أمور المشتريات العامة وضبطها من لوازم مستهلكة.
9. تأمين احتياجات الشركة من اللوازم والخدمات المختلفة ضمن الصلاحيات المخولة اليه و متابعة صيانة المبنى و الأثاث و الأجهزة المكتبية و التأمين على الممتلكات و إحكام الرقابة على موجودات الشركة.
10 . التحقق من تقديم الخدمات المساندة الأخرى إلى كافة الدوائر الإدارية في الشركة وعلى أفضل وجه ممكن، واتخاذ كافة السبل الكفيلة بتحسين تلك الخدمات.
11 . التحقق من سلامة طريقة التعامل مع المراسلات الواردة إلى الشركة أو الصادرة عنه كذلك من حيث آلية الاحتفاظ بتلك المراسلات بطريقة تسهل الرجوع إليها في أي وقت بسرعة وسهولة.
12 . الاجتماع بشكل دوري مع الموظفين ضمن نطاق الإشراف و التباحث معهم حول المستجدات المتعلقة بعمل الدائرة بشكل خاص و بعمل الشركة بشكل عام و الاستماع إلى وجهات نظرهم حول المقترحات الكفيلة بتحسين ظروف العمل المختلفة.
13 . أية مهام أخرى تتطلبها طبيعة العمل، ضمن حدود الاختصاص.

القيام بجميع واجبات ومهام المدير :
رفع كفاءة المركز مالياً وتحقيق الهدف المرسوم له وذلك بالعمل على:
خفض التكاليف الغير مخلة بالنفقات
زيادة الإيرادات.المحافظة على مركز متقدم للمركز بين المراكز المنافسة. واستقطاب كل ما من شأنه استمرار التجديد والإبهار.
المحافظة على ممتلكات المركز ومكوناته .
الإشراف المباشر على أداء فريق العمل و الأعمال الموكلة لإدارة المركز.بناء علاقة قوية بين المركز والمستأجرين و المتسوقين أو الجهات الخارجية ذات الاختصاص.إدارة الموظفين وبناء أجواء المثالية للموظف والذي من خلاله يمكن الحصول على أعلى درجات الإنتاج والإبداع.رفع كفاءة وتقييم الموظفين. التوصية بالتوظيف.المشاركة ضمن فريق
التطوير.إعداد التقارير المطلوبة ورفعها لمدير إدارة المراكز التجارية و مناقشتها و تفعيل نتائجها

رئيس وحدة الخدمات المالية والإدارية. مساعد المدير ونائباً عنه في حال إجازته أو غيابه لأي سبب. مسك دفاتر المركز وتسجيل الحسابات.
الإشراف على أعمال التحصيل .الإشراف على عمل المخازن .مسئول العهدة .الإشراف على المشتريات .تأمين الاحتياجات الإدارية .
القيام بجميع خدمات الاسناد الاداري.
القيام بأعمال الموارد البشرية :تحليل العمل .تخطيط الموارد البشرية .بحث الاحتياج و الاستقطاب. إجراء المقابلات الشخصية للمتقدمين للوظائف الاختيار والتعيين. وضع أنظمة خدمات ومزايا للعاملين. تقييم الأداء الوظيفي السنوي للموظفين التدريب والتنمية الإدارية .
القيام بأعمال شئون الموظفين :
مراقبة الحضور والانصراف بنظام البصمة .
التوظيف والتعاقدات والمباشرات .اعداد مسيرات الرواتب .اصدار ومتابعة الإجازات .
الانتدابات. النقل. العمل الإضافي .التأمينات الاجتماعية .التأمين الطبي. انهاء الخدمات وحساب نهاية الخدمة. وتسوية الحسابات النهائية.اصدار المخالصات النهائية .إعداد التعاريف ومشاهد الخبرة. تحويل رواتب الموظفين إلى البنك بنظام سريع تثبيت راتب موظف بالبنك .
القيام بأعمال الخدمات الإدارية :
اعداد المستخلصات الشهرية لمزودي خدمات ( الكهرباء ــ الماء ــ الغاز ــ الهاتف ــ الصرف الصحي ــ الأمن ــ النظافة..الخ ).تلقي طلبات الصرف لمزودي الخدمات وإنهاء إجراءاتها . طلب وتلقي عروض الخدمات ودراستها واختيار الأنسب منها .التفاوض وإبرام العقود. متابعة وتجديد وثائق العاملين. متابعة وتجديد وثائق المركبات. اعداد أوامر الإركاب للموظفين المجازين والمنتدبين. إصدار تأشيرات الخروج والعودة. إصدار رخص الإقامة للعاملين الجدد .
اعداد التقارير الدورية للعمل. اعداد تقارير الأداء الوظيفي. اعداد خطة العمل السنوية ومتابعة تنفيذها.اعداد الميزانية السنوية والإشراف على تنفيذها. الإعداد والتحضير والتنسيق للاجتماعات الدورية. اعداد تقارير الانجاز. الإشراف على أعمال السكرتارية و الاتصالات الإدارية. متابعة أجهزة الاتصالات وإدارتها وتسليمها واستلامها.

معالجة البريد
استلام البريد اليومي - فرز البريد اليومي - عرض البريد على المدير. توجيه البريد حسب الإختصاص - تصوير البريد الوارد حسب الأهمية توزيع البريد على الأقسام المختصة - حفظ البريد الموجه للحفظ.
تسجيل البريد الصادر - حفظ صورة من البريد الصادر - ارسال البريد الصادر.
معالجة الاتصالات الهاتفية:
إعداد دليل خاص بالعناوين والهواتف - استقبال المكالمات الهاتفية الواردة - التعرف على المتصل والغرض من الإتصال - تحويل الإتصال إلى جهة الإختصاص - إجراء الإتصالات المطلوب للمدير -تدوين المكالمات الهاتفية بغياب المدير. إعداد المراسلات:
تحرير المادة المكتوبة (تحرير الخطابات) - طبع المادة المحررة -القيام بإجراء تصدير المراسلات الصادرة - تصوير الأوراق والمستندات المطلوبة - تصميم النماذج المطلوبة للعمل. تنظيم الاجتماعات - حجز قاعة الإجتماعات. توجيه الدعوة للمشاركين -تجهيز قاعة الإجتماع.
استقبال الأعضاء المشاركين في الإجتماع. تدوين الملاحظات في الإجتماع - اعداد محضر الإجتماع - توزع محضر الإجتماع.
تنظيم مواعيد المدير العام:
تسجيل بيانات الزوار - عرض الأجندة على المدير - تجهيز البيانات المطلوبة - استقبال زوار المدير العام - استقبال الزوار - اتخاذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة - القيام بإستقبال كبار الضيوف.
ترتيب السفريات:
جمع البيانات المتعلقة بالسفر.اجراء الحجوزات اللازمة ومتابعتها.تجهيز ملف السفر.اخبار الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.الغاء الزيارة حسب طلب المدير.
تنظيم محفوظات الادارة:
تجهيز المكان الملائم لحفظ البيانات - تصنيف المحفوظات - ترميز المحفوظات - فهرسة المحفوظات - حفظ و ارشفة المحفوظات -إتلاف المواد المحفوظة - إحضار الملفات عند الطلب.
متابعة اعمال الادارة:
تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة. الاطلاع على ملف المتابعة يوميا.اتخاذ الإجراء المناسب لمتابعة الموضوع.حفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد إنتهائه.التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
تأمين المواد والمستلزمات.اعداد بلاغات الصيانة والأعطال. إعداد طلب الشراء للأجهزة والأدوات الغير متوفرة في الإدارة.استلام المواد والمستلزمات للإدارة.تحضير المصروفات النثرية للإدارة.
استخدام تطهبيقات الحاسب الآلي:
معالج البيانات والنصوص بإستخدام برنامج Word.
تصميم عروض الشرائح والعروض التقديمية بإستخدام برنامج power point.إنشاء الجداول الإلكترونية بإستخدام برنامج Excel.
تنظيم المواعيد بإستخدام برنامج Out Look
إنشاء قواعد بيانات الادارة بإستخدام برنامج Access.تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
متابعة ما استجد من برامج الحاسب الآلي.
استخدام الاجهزة المكتبية:
استخدام جهاز الفاكس.استخدام آلة التصوير.
استخدام آلة إتلاف الأوراق.استخدام الماسح الضوئي.استخدام جهاز توصيل الصوت.
استخدام اجهزة العرض الرأسية.استخدام جهاز البروجيكتور. تجهيزو صيانة الاجهزة المكتبية:
تغيير احبار الطابعات والفاكس. تزويد الأجهزة المكتبية بالورق.اصلاح الأعطال البسيطة.
برمجة الفاكس.اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة. استخدام نموذج التقرير المناسب.إعداد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.إعداد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
إعداد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.
انجاز الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة:
إعداد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
تنسيق إجازات العاملين.
رفع تقرير بحضور وإنصراف العاملين للإدارة المختصة.
تنسيق اجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
القيام بالأعمال الإدارية المطلوبة

القيام بالمهام اليومية لشؤون الموظفين :
1- متابعة الحضور و الانصراف.
2- متابعة إجازات الموظفين.
3- معالجة سلف الموظفين والإستقطاعات الشهرية.
4- إعداد مسير الرواتب.
5- متابعة تقارير التقييم الشهرية السنوية للموظفين.
6- متابعة المعاملات والإجراءات الحكومية للموظفين.
7- المراسلات مع الشركات ذات العلاقة بعمل الشركة.
8 - العمل عن جنباً إلى جنب مع الإدارات، وبخاصة في مجال الإستشارات، مساعدة المديرين على فهم وتنفيذ السياسات والإجراءات؛
-تعزيز المساواة والتنوع كجزء من ثقافة المنظمة؛
-إقامة علاقات مع مجموعة كبيرة من الأشخاص الذين شاركوا في مجالات السياسة العامة، مثل أداء الموظفين، والصحة والسلامة؛
-تعيين الموظفين - وضع الوصف الوظيفي ومواصفات الشخص، إعداد الإعلانات والتحقق من تطبيق النماذج، المرشحين وإجراء المقابلات واختيار المرشحين؛
-وضع وتنفيذ سياسات بشأن قضايا مثل ظروف العمل، وإدارة الأداء والتقييم، والإجراءات التأديبية وغياب الإدارة؛
-تقديم المشورة بشأن الأجور وغيرها من القضايا الأجر .
-إدارة كشوف المرتبات، والحفاظ على سجلات الموظفين؛
-التعامل مع الشكاوى، وتنفيذ الإجراءات التأديبية؛
-تطوير الموارد البشرية تخطيط الاستراتيجيات ، والنظر في الاحتياجات الفورية والطويلة الأجل من الموظفين من حيث الإعداد ومستويات المهارة؛
-التخطيط، والتدريب، دعم الموظفين الجدد .
تحليل التدريب .