فتح الله أحمد

نظم المعلومات الإدارية/ مساعد الموارد البشرية في Commission for Refugees

• السودان - الجنينة
• أشغل هذه الوظيفة منذ مايو 2011

1. متابعة ومراقبة الاحتياجات الخاصة للمكاتب الأخرى بولايات دارفور مثل (الأصول ، العقود ، المحركات ، الخ ...) ، وتحديد وجهات الطلب بطرق ذات جودة أفضل واقتصادية.
2. اعداد الدورة المستندية والعمليات المحاسبية.
3. تقديم خدمات مثل إدارة إجراءات وبروتوكولات السفر وتكميلها مع الجهات ذات الصلة ، وإبلاغ الإدارة بأي تناقضات وتوفيرها بطريقة متسقة ومناسبة لتحسين وتوفير بيئة عمل مريحة وآمنة لموظفي المنظمة.
4. مساعدة موظف الموارد البشرية في إعداد كشوف المرتبات الشهرية للموظفين الوطنيين.
5. الالتزام بقيود الصرف وفقا للأنظمة المالية والقياسية عند التعامل مع الصرف أو الإيرادات أو التحويلات ، وما إلى ذلك.
6. أرشفة المستندات المالية مع الاحتفاظ بالملفات المحدثة وتقديمها في الوقت المناسب عند الطلب.
7. الاهتمام بالإجراءات المرتبطة بالقيود المحاسبية وفحصها وسلامة البيانات التي تتم بشكل دوري.
8. المساعدة في القرطاسية من اللوازم المكتبية والأدوات والترتيب لتوزيعها جنبا إلى جنب مع ملفات الجرد المناسبة.
9. استكمال الإجراءات الإدارية المتعلقة بترتيبات السفر وإصدار / تجديد التأشيرات والتراخيص وترتيبات السفر وغيرها من الوثائق.
10. إعداد ومتابعة الأنشطة المالية اليومية استعدادًا لإغلاق الأنشطة الشهرية.
11. متابعة المحطات الخارجية بولايات دارفور الأخرى لجمع المعلومات وتحليلها وإرسالها لاتخاذ القرار وتوفير الاحتياجات بشكل متسق وفي الوقت المناسب.
12. مسؤول إدارة البرامج والمكتب (حجوزات السفر لموظفي COR ، الشركاء للتنسيق والمتابعة مع السلطات ، مثل (جزء من مكتب الهجرة والأجانب ، إلخ ..).
13. مسئولية العلاقات العامة بالتعاون والتنسيق الكاملين للاستعداد لاستقبال الزوار.
14. العمل مع السلطات المختصة للمصادقة والموافقة على تصاريح السفر والسجلات من قبل السلطات المحلية.
15. الرد على الاستفسارات من خلال توفير المعلومات والنصائح والتوجيهات بشأن القواعد والأنظمة المتعلقة بأماكن السفر.
16. الرد على الاستفسارات المتعلقة بتقديم الخدمات الإدارية من أجل حل المشاكل اليومية من المكاتب الفرعية من خلال الإدارة العليا.
17. معالجة ومتابعة طلبات الحصول على تأشيرة دخول لوفد مجلس النواب والمفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين.
18. تحقق من مسارات الرحلة المحجوزة وطلبات السفر الصادرة (مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين / برنامج الأغذية العالمي) لضمان الامتثال لسياسة السفر والاستحقاقات ذات الصلة والصفقات المطبقة وأفضل ممارسات السفر.
19. أي التزامات أخرى تتطلب ذلك.