COO-FS Office Manager
APSG
Total years of experience :27 years, 7 Months
- Organizing and managing the office of COO-FS.
- Assisting COO-FS in the daily job tasks to achieve and ensure workflow in all projects and other branches.
- Following-up all needs of clients to ensure their satisfaction by providing high standard services.
- اعداد عروض الأسعار للخدمات لأي مشروع باللغتين العربية والانجليزية.
- اعداد العقود للمشاريع باللغتين العربية والانجليزية.
- مراقبة عقود كافة المشاريع على مستوى المملكة والتأكد من إخطار المعنيين قبل الدخول في فترة الإنذار بالعقد في حالة رغبتهم إجراء تغيير أسعار أو ما شابه ذلك.
- اعداد التقارير التفصيلية لكل مشروع من حيث الخدمات المقدمة للمشروع واعداد العمالة في كل خدمة والأسعار الإفرادية لكل خدمة والإجمالي الشهري للمشروع.
- اعداد العروض التقديمية لنائب الرئيس للخدمات المساندة.
- اعداد العقود لكافة المؤسسات العاملة مع الشركة من الباطن.
- اعداد التقارير الشهرية للتكلفة بما يخص المؤسسات العاملة مع الشركة من الباطن.
- اعداد التقارير الشهرية المتنوعة حسب طلب نائب الرئيس.
- اعداد الخطابات الصادرة واعداد مسودات الرد على الخطابات الواردة باللغتين.
- اعداد التقارير الشاملة لكافة مشاريع كافة الخدمات بإدارة المرافق وبياناتها مثل اسم المشروع وموقعه والقيمة الشهرية وتاريخ بدء وانتهاء الفترة الحالية للعقد واعداد العمالة العاملة بالمشروع ... ومن ثم تجهيز كافة المستندات اللازمة لملف طلب التأشيرات لتقديمها للجهة الحكومية المعنية.
- اصدار خطابات نائب الرئيس للخدمات المساندة باللغتين العربية والإنجليزية.
- اصدار تقارير متنوعة.
- اعداد وتنسيق العرض الفني لأي مناقصة يتم التقدم لها.
- اصدار تقارير السفن التي تحت وكالة الشركة.
- اصدار التقارير المتعلقة بالحسابات لكافة الخدمات البحرية المقدمة للسفينة ولطاقمها.
- اصدار فواتير التموين لكل سفينة.
- اصدار فواتير رسوم الخدمة لعمليات التفريغ للسفن.
- اصدار تقارير تفصيلية رقمياً وبالرسوم البيانية للإدارة بالشركة.
- اعداد جداول العمل والورديات لكافة منسوبي القسم لكل شهر معني على اساس توفير الاعداد المناسبة من كل عمل في كل وردية.
- تنسيق الإجازات لكافة منسوبي القسم على طوال العام.
- مراجعة كافة التقارير الصادرة من الورديات والتأكد من صحتها وصحة بيانات التفريغ فيها.
- الإشراف العام على كل وردية عمل وزيارة الورديات على طوال اليوم للتأكد من استمرار العمل بشكل منظم وعدم وجود أي مشكلة قد تؤثر على أداء العمل.
- إصدار تقارير تشغيلية تفصيلية للإدارة العليا للمشروع، بحث تتضمن كميات التفريغ والكميات المتبقية على كل سفينة واليوم المتوقع لإنهاء عمليات التفريغ لكل سفينة.
- اصدار تقارير بالرسوم البيانية عن مستوى الأداء للقسم.
- التنسيق العام لتوفير وتوزيع الافراد على مواقع العمل في الموازين الجسرية والسفن في بداية كل وردية.
- الإشراف على الوردية طوال 12 ساعة يومياً والتأكد من استمرار العمل بشكل سلس.
- حل أي مشكلة تطرأ على التشغيل في الوردية.
- مراجعة تقارير الكميات المفرغة من كل سفينة ومن كل عنبر في كل ميزان جسري.
- اعداد تقارير الوردية بتحديد الكميات المفرغة من كل سفينة وكل عنبر وتحديد معدات التفريغ على كل سفينة وعدد الشاحنات التي تم تحميلها خلال الوردية.
- تحديد الكمية المفرغة والكمية المتبقية على كل سفينة.
- إرسال التقارير لإدارة التشغيل بميناء جدة الإسلامي.
التنسيق الإداري بين موقع المصنع بميناء جدة الإسلامي وبين الإدارة العامة وتوفير كافة احتياجات الموقع للشركة القائمة على بناء المصنع آنذاك واعداد التقارير الخاصة بالعمالة بالموقع وساعات العمل لكل عامل في كل شهر، وتوفير التصاريح اللازمة لدخول الميناء لكافة العاملين بالموقع. بالإضافة إلى التنسيق مع المعنيين في إدخال وإخراج كافة المعدات اللازمة للموقع عن طريق إدارة الجمرك بميناء جدة الإسلامي.
التقدير العام (ممتاز)
حصلت على مجموع 1075 درجة من أصل 1430 درجة