سكرتير المدير العام
شركة سواعد للاسشارات الهندسية
Total years of experience :10 years, 5 Months
قديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب
جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن
إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
إعداد التقارير الإحصائية.
إدارة جداول البيانات.
استقبال الزوار وتحيتهم.
إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا
العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر
اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها