Secretary
King Abdulaziz & His Companions Foundation for Giftedness and Creativity
مجموع سنوات الخبرة :15 years, 2 أشهر
1- طباعة الخطابات
2- استقبال الموردين
3- اضافة بيانات الشركات والمؤسسات على قاعدة بيانات الموردين
4- استقبال واجراء ومعالجة المكالمات الهاتفية
5- تنسيق الاجتماعات
6- تنسيق مواعيد الاجازات والدورات لموظفي الادارة
7- استلام وتسليم المراسلات الورقية مثل طلبات الصرف والخطابات مع المحافظة على السرية.
8- معالجة المراسلات الالكترونية، والعمل على برامج مايكروسوفت اوفيس
9- تنسيق وتنزيل التعاميم والقرارات على البوابة الإلكترونية للإدارة
10- عمليات المسح الضوئي والتصوير
11- الدعم الاداري والفني لموظفي الادارة
12- عمل طلبات تقنية عبر البوابة الالكترونية لموظفي الادارة من القرطاسية والاجازات وخارج الدوام والاستئذان عبر البوابة الالكترونية وعبر الاوراكل.
13- الارشفة الالكترونية لوثائق الادارة
14- القيام بأعمال الأرشيف المركزي وحفظ الملفات.
15- تصدير ومسح ضوئي لأوامر الاركاب لجميع الموظفين.
16- تطوير العمل.
17- التأمين الطبي.(استرداد المصروفات الطبية للموظفين)
18- استلام المطالبات المالية للموردين ومعالجتها.(استلام المطالبة - التأكد من اكتمال الأوراق والشهادات النظامية - طباعة نموذج طلب صرف - اكمال التواقيع - تسليمها للإدارة المالية)
1. Typing letters.
2. Receive the suppliers
3. Add the suppliers data in portal database. (companies, agencies and establishments)
4. Optimizing telephone calls. (answer, make, transfer, and process)-operating telephones.
5. Meeting coordination
6. Coordinating Vacations and courses schedule for the Department employees
7. Handle the correspondences (Plus: Purchase & materials requisition) to other departments with confidential
8. Process electronic correspondences, and work on MS office
9. Editing and uploading for circulars, decisions in portal
10. Scanner and copy machine tasks
11. Admin and technical support for department employees
12. Technical support requests through the portal to the department employees of stationery and vacations, overtime, and permissions for employees in portal+Oracle
13. Electronic archives for the department documents
14. Central archive tasks, and maintain files
15. Work through the incoming and outgoing mail electronic program. (plus: work mission tickets)
16. Work developement
17. Medical Insurance. (medical claims reimbursement for employees)
18- receive financial claims from Suppliers and process it. (receive the claim + make sure that all the required documents are available + Print the claim form + complete all signatures + transmit it to the Financial Department)
1-سكرتير.
2-موظف استقبال للمراجعين، والاجابة على الاستفسارات.
3-استلام اصناف الصيدلية والتأكد من صلاحيتها وكميتها.
4-تصميم نماذج وورد للعمل (فتح ملف-تحويل لمستشفى-اجازة مرضية-فحص مريض-تقرير طبي-تطعيمات موسمية وسنوية-اشعار مراجعة-تقارير احصائية لحركة الأدوية في الصيدلية عبر برنامج وورد + إكسل).
5-الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها واجراء المكالمات.
6-القيام بأعمال التصوير الورقي والمسح الضوئي والتقارير والمراسلات للادارات ذات العلاقة.
7-ارسال الفاكسات.
8-عمل طلبات صرف ورقية + الكترونية عبر الاوراكل لموظفي الادارة، تشمل القرطاسية والاجهزة الطبية، وثلاجات اللقاحات، والادوية، والاثاث، وغيرها.
9-تطوير مكان العمل (تركيب اقفال الكترونية لأبواب الصيدلية والاستقبال+شراء سجاد للمصلى+شراء جهاز تشغيل اقراص ممغنطة لعرضها في شاشة مكان الانتظار للرجال+شراء عوزال بلاستيكية للأبواب الخارجية لمنع الغبار والحرارة+تطوير مكان الاستقبال وغرفة الملفات+طلب اصلاح اجهزة عرض الاشعة+طلب ارجاع الاثاث القديم+طلب تبديل المغاسل اليدوية الى ليزرية+شراء اجهزة كهربائية لغرفة الشاي+شراء العاب تفكير وذكاء لإنتظار النساء والاطفال+طلب صندوق مفاتيح لأبواب المكاتب+طلبات عروض شاشات تنظيم ارقام الدخول على العيادات+طلب تركيب اعمدة انارة عند المداخل الخارجية للإدارة للإضاءة في الفترة المسائية+طلبات السباكة والكهرباء والنجارة والدهان وغيرها..)
10-تنسيق اجتماعات.
11-متابعة المراسلات.
12-عمل الدعم الفني عبر البوابة الالكترونية للموظفين.
13-متابعة ومعالجة البريد الالكتروني للإدارة، والرد على الاستفسارات.
14-اعمال المسح الضوئي للإجازات المرضية للموظفين وارسالها عبر البريد الالكتروني ليتم ارفاقها عبر الاوراكل.
15-معالجة وانهاء موضوع السلفة المستديمة ورقياً وإلكترونياً.
16-مخاطبات الهيئة السعودية للتخصصات الصحية للممارسين الصحيين والفنيين.
17-تعبئة طلبات بعض اللقاحات من مستودعات وزارة الصحة.
18-عمل طلبات خارج الدوام والاجازات والاستئذان لبعض موظفي الادارة.
19-عمل جرد دوري للأجهزة الحاسوبية والطبية والأثاث الخاصة بالإدارة.
20-العمل على البرنامج الالكتروني لإدارة الوحدة الصحية (ادخال وارسال وتحليل واستخراج بيانات من جميع العيادات والصيدلية والمختبر والاستقبال)
21-العمل فترتين (صباحية ومسائية)
1. Secretary.
2. Receptionist.
3. Receiving pharmacy items, medicines, drugs, and check the expiration and quantity.
4. design samples of word document application (open a file - Convert to hospital - sick leave - Examination of the patient - a medical report - seasonal and annual vaccinations - notice Review - statistical reports for the movement of drugs in the pharmacy program through the Word + Excel).
5. Process, answer, transfer phone calls.
6. Doing copy machine, scanning, reports and faxes all correspondence to the relevant departments.
7. Fill in materials request electronic form in Oracle for Department employees including stationery, medical devices, vaccines, refrigerators, and medicine, furniture, and others.
8. Develop workplace, (install electronic locks for the doors of the pharmacy and reception.
9. Buy a carpet for prayer place,
i. Buy a DVD player, for male waiting area.
ii. Buy a Plastic insulator for external doors.(to prevent dust and heat)
iii. Develop reception place and file room.
iv. Make request to repair the X-ray viewer.
10. Meeting coordinating.
11. Correspondences follow-up.
12. Make a technical support through the portal for department employees
13. Follow-up and process of department e-mail.
14. scanning of sick leave for employees and send them via e-mail to be attached via Oracle.
15. process and finish the imprest in paper and electronically.
16. Communicate with the Saudi Commission for Healthy Specialties for health practitioners and technicians.
17. Fill requests for vaccines from the warehouses of the Ministry of Health.
18. Requests for overtime, vacations, and permissions for most of the department employees.
19. Make a periodical inventory of computer equipment and furniture for the department.
20. Work on the electronic program for manage the health unit (insert, send and analyze and extract data from all clinics, pharmacy, laboratory and reception).
21. Working two shifts.
1-سكرتير
2-جميع انواع المراسلات من/خطابات-تصوير-بريد الكتروني-مسح ضوئي- فاكسات)
3-اجراء وتحويل والرد على المكالمات.
4-التنسيق للاجتماعات.
5-استقبال الزوار والطلاب والضيوف للفعاليات والزيارات اليومية والرد على استفساراتهم وايصالهم بالموظف المطلوب.
6-منسق فعاليات (ملتقيات - محاضرات - دورات - (قبل، أثناء، بعد)
7-القيام بأعمال المراسلات لإدارة الجامعة والكليات والمراكز ذات العلاقة
8-تحديث لوحة الانجازات في المركز
9-بيع كتب اصدارات المركز عند المحاضرات والدورات والفعاليات.
10-التنسيق للإعلان على صحيفة رسالة الجامعة+ موقع المركز+ موقع الجامعة+ بعض الصحف المحلية.
11-شراء وتوصيل وجبات الافطار والغداء من خارج الجامعة للمتدربين في الدورات التي تقام داخل المركز.
12-التنسيق لتحديث موقع المركز-اخبار-فعاليات-دورات-محاضرات-اصدارات...
13-التنسيق مع مصمم الجرافيك لعمل بوسترات الدورات والمحاضرات واللقاءات والفعاليات و ورش العمل.
14-تنسيق عملية بيع اصدارات المركز من الكتب. (استقبال شخصي + طباعة نموذج سداد + ايصال الشخص بالمحاسب للدفع.)
15-عمل ارساليات من اصدارات المركز للمكتبات العامة، وكليات الحاسب الحكومية والأهلية، وأغلب إدارات تقنية المعلومات في الجهات الحكومية في السعودية.(بالإضافة إلى بوسترات الدورات والمحاضرات)
1. Secretary
2. All correspondences-copy machine work-faxes-scanner
3. Optimize phone calls
4. Meetings coordination
5. Receive visitors, students of the events, and reach them by the required employee
6. coordinate events(before, within, after)
7. correspondent to the University and other colleges.
8. Update achievements board in the center
9. Sell Publications in events
10. Coordinate the publicize in Univ.newspaper message+Center website+university website+some local newspapers
11. Purchase and delivery of meals from outside university for the trainees in courses which held in the center
12. Coordinate to update the Center website-News-Events-Courses-Lectures-Publications etc.
13. Coordinate with the graphic designer to design posters of:courses, lectures, meetings, events and workshops
14. Coordinate the process of selling of the center's books(receive the customer+print a payment form+send the person to the accountant)
15. shipments of Center Publications to the libraries, Computer colleges, IT dept. in Gov.agencies in K.S.A(and:courses, lectures posters)
إدخال طلبات الإسكان للمواطنين.
الهدف = 50 طلب في اليوم. الانجاز = 77 طلب في اليوم
مدة العقد= شهرين.
1. Entering the popular housing orders.
(Daily Target 50 orders - Achievement = 77 Daily)
Contract Period = Two Months.
1-زيارة المحلات التجارية والاطلاع على اللوحات الخارجية للمبنى.
2- المفاهمة والتواصل مع المسئول عن اللوحات.
3- المفاهمة لتغيير اللوحات (الفليكس فيس)
4- تصوير مكان اللوحة في المبنى.
5-تسليم المصمم الصور ليتم عمل تصميم واقعي بالألوان للوحة المستقبلية.
6-تسليم العميل الصور للاطلاع والاختيار.
7-تقديم عرض السعر.
8-التنسيق مع العمال لأخذ مقاس اللوحة، والتنسيق مع الرافعة الشوكية للبدء في اجراءات العمل.
9-توفير مستلزمات اللوحة من مصابيح وقواطع ومبدلات كهربائية، واسلاك.
10-التنسيق لطباعة الفليكس فيس.
11-تركيب اللوحة.
1- Visit shops & see the out board for building.
2- Communicate with the person who responsible about the board.
3- Communicate to change the flex face-board.
4- Take a photo for the board place (entrance or building)
5- Handle the photo to the designer to design real-colored for the board.
6- Handle the samples to the customers to choose.
7- Give a Quotation.
8- Coordinate with labors to take the measurements & coordinate with forklift operator to start.
9- Prepare and provide the board requirements from: lambs, connectors, wires and switchers.
10- Coordinate to print the flex face banner.
11- Install the board.
درجات رمزية 3.31 من 5.00 over all rate = very Good. التقدير العام = جيد جدا.
