سكرتير تنفيذي / مساعد رئيس الشركة
Al-Taknia for Telecommunication
Total years of experience :14 years, 3 Months
1- إعداد جدول الأعمال لرئيس الشركة والمساعدة في تخطيط المواعيد وتنسيق الاجتماعات .
2- حضور الاجتماعات واعداد محاضر الاجتماعات
3- ادارة اللوازم والمعدات المكتبية لمكتب رئيس الشركة
4- المتابعة مع الإدارات المختلفة بشأن المهام التي يحددها الرئيس للوفاء بالجدول الزمني لتقديم الطلبات أو المواعيد النهائية للإكمال.
5- مساعدة رئيس الشركة في التنسيق وترتيب الاعمال
6- كتابة الخطابات والايميلات الالكترونية الخاصة برئيس الشركة و التعامل مع البريد الوارد لمكتب رئيس الشركة وترتيبه حسب الأولويات ومدى اهميته.
7- الارشفة وسهولة عرضها عند الطلب
8- تنفيذ الاوامر التي يصدرها الرئيس وعمل مذكرات داخلية للإدارات الأخرى بالتوجيهات ومتابعتها.
9- مساعدة رئيس الشركة والتنسيق في اختيار وتوظيف قيادات الادارات العليا
10- متابعة الاعمال الخاصة برئيس الشركة
11- القيام باي اعمال اضافية مسندة مباشرة من رئيس الشركة.
• التعامل والمعرفة بالمواقع الحكومية المختلفة (مقيم, وزارة الموارد البشرية, مدد, الغرفة التجارية, قوى, التأمينات الاجتماعية, التأمينات الطبية)
• متابعة اقامات الوافدين وتجديدها والتاشيرات وجميع الخدمات(مقبم)
• اصدار رخص العمل للوافدين وجميع الخدمات (وزارة الموارد البشرية)
• طباعة الخطابات الرسمية الموجهة والتى تحتاج تصديق غرفة تجارية للشركة الكترونياً (الغرفة التجارية)
• تسجيل المواطنيين والوافدين عبر موقع التأمينات والحذف وإصابات العمل (التأمينات الاجتماعية)
• موقع التأمينات الطبية بوبا (الحذف والاضافة - التعاقدات)
• متابعة الحضور والانصراف للموظفين عبر جهاز البصمة
• إعداد كشف الرواتب وصرفه
• التعامل مع ملفات الموظفين ومعلوماتهم وحفظ المستندات
• رفع ملف البايرول عبر منصة مدد ومعالجة التبريرات
• إعداد تصفيات الموظفين بمستحقاتهم في حالة الاجازة او الخروج النهائي ومكافاة نهاية الخدمة
• عمل تعاقدات العمل الالكترونية وتوثيقها
• المراسلات عبر الايميل لاعتمادات المدير العام
• طباعة الخطابات والتعميمات الإدارية للشركة
• ارشفة الصادر - الوارد والقرارات الادارية لجميع الاقسام.
• مسؤول عن إعدادت البريد الالكتروني (اوت لوك)
• ارساليات البريد السريع ومتابعتها (SMSA)
• توجيه موظفي الاستقبال وعمال البوفيه ومتابعتهم.
• التنسيق التام بين الادارات الداخلية ومواقع المشاريع الخارجية.
• استقبال الايميلات الرسمية على ايميل الشركة الرئيسي وتوجيهها للأقسام.
• صيانة اجهزة الكمبيوتر والطابعات وتنزيل البرامج -ويندوز - هارد وير- سوفت وير)
• مسؤول من شبكة الانترنت وربطها على الاجهزة (وير - وير لس)
• الاشراف على مبني الشركة (طلب الصيانة في حالة الاعطال العامة)
• تزويد الادارات بالاحتياجات اللازمة (طلب المعدات والادوات المكتبية)
• تحديث قائمة الاتصالات بمنسوبي الشركة (ارقام الجوالات, الايميلات, مواقع عمل الموظفين الحاليين ).
• إعداد وتجهيز المستندات اللازمة لتأهيل الشركة كمقاول ومورد لدى الشركات الكبرى والمرافق الحكومية.
• متابعة تجديد مستندات وشهادات الشركة من الجهات المختصة مثال التأمينات الاجتماعية، شهادة الدخل والزكاة ..... الخ) الصادرة من الاقسام (موارد بشرية - شؤون مالية ..... الخ)
• متابعة سير قضايا الشركة مع المحامي ومده بالمستندات المطلوبة
• اعداد تقرير متابعة عام بحالة وسير القضايا للمدير العام
• تنظيم السجل الخاص بالقضايا ومتابعة تواريخ الجلسات
• تنظيم العمل من خلال قراءة المراسلات وتوجيهها؛ وجمع المعلومات المطلوبة؛ وإجراء الاتصالات
• التنسيق مع المعقبين الموكلين بحضور قضايا الشركة وحجز التذاكر برا او جوا وتذكيرهم بالمواعيد.
• ارشفة الصادر والوارد للخطابات الخاصة بالمشاريع
• طباعة الخطابات وعقود مقاولين الباطن
• حفظ وتنظيم جميع ملفات ومستندات المشاريع
• تجهيز واعداد مستندات المناقصات عند التقديم
• تقديم ورفع مستندات المناقصات عبر الموقع الالكتروني (اعتماد) ومتابعة فتح المظاريف.
• التواصل مع الشركات الخاصة والحكومية الكترونياً وهاتفياً لعرض خدمات الشركة والتسويق (ارامكو-سابكو-مشروع البحر الاحمر-مشروع تطوير الرياض القدية-امالا-سابك .... الخ)
• تجهيز المستندات المطلوبة لتأهيل الشركة وإعتمادها لدى جهات المشاريع المعنية .
• إدارة واضافة الشركات لدى حساب الشركة عبر موقع Sab Ariba
• تقرير اسبوعي يوضح سير العمل (التعاقدات والمشاريع المعروضة - مراحل اعتماد التأهيل )لدى الشركات
• صيانة وتثبيت أجهزة الكمبيوتر (البرمجيات - قطع الغيار والتطوير)
• إنشاء وتحديث عناوين الايميلات الرسمية لمنسوبي الشركة عن طريق موقع الاستضافة (cPanel )(إضافة - إزالة) واستخدام الاوت لوك (pop3)
• أعداد وإصلاح ضبط الشبكة (عنوان IP - راوتر )
• متابعة و صيانة الطابعات .(التعريفات)
• تثبيت أنظمة التشغيل (ويندوز) ومايكروسوفت أوفيس ومضاد الفيروسات والمشغلات والبرامج الهندسية المطلوبة للعمل
• الدعم الفني والوصول عن بعد إلى كمبيوترات المستخدمين بمواقع المشاريع الخارجية لإجراء تغييرات وإصلاح المشكلات ان أمكن(TeamViewer - Any Desk )
• متابعة سرفر الشركة وعمل باكب يومي لقاعدة بيانات برنامج (ERP)
• ضبط وربط مستخدمين الفروع بمواقع المشاريع مع سرفر وبرنامج الشركة الرئيسي
• التواصل مع جهات البرمجيات المتعاقد معها في حال صيانة الاعطال والتحديثات اللازمة
الاشراف التام على مناديب المبيعات ومتابعة الشحن والتوزيع
• تعيين مناديب المبيعات الجدد والاشراف على تدربيهم وادائهم
• التخطيط ومراقبة الشركات المنافسة والاسعار.
• استخراج سند سحب الأصناف المطلوبة من مخزن الانتاج الجاهز لمناديب المبيعات.
• متابعة تحصيل مناديب المبيعات
• مساعدة مناديب المبيعات لتحقيق الأهداف والوصول الى المستوى المطلوب.
• العمل على فتح أسواق جديدة لزيادة المبيعات
• تتبع أداء مناديب المبيعات )الأسبوعي الشهري السنوي( - -
• البيع المباشر والتعامل مع العملاء وملاحظاتهم وحل مشاكلهم.
• تلبية جميع حصص المبيعات والاهدا ف
• التنسيق بين البيع والصنف المراد تصنيعه بالتنسيق مع مدير الانتاج.
• الاشراف والحرص على ضبط جودة المنتج والعمل على تحسينه وتطويره.
• مراجعة تقرير مخزن الانتاج الجاهز.
• مراجعة تقارير المبيعات.
• اعداد عمولات وحوافز المبيعات.
• الزيارات الميدانية للأسواق وتحديد المناطق المستهدفة
• استلام الفواتير من الشركات الموردة ومراجعتها.
• تختيم المستندات ومتابعة الاجراءات البنكية
• متابعة حساب الشركات الموردة والسدادا ت
• متابعة الشحنات الواردة من بداية الاعتماد والشحن والتخليص حتى وصولها للمستودعات ومطابقتها
• اعداد التقرير اليومي
• كتابة الخطابات وتعميمات الشركة
• ارشفة الصادر والوارد والقرارات الادارية
• إرساليات البريد السريع ومتابعتها ) ARAMEX )
• تنفيذ اي مهام مباشرة من المدير العام
• استلام كشف مخزون الإنتاج الجاهز المتوفر يوضح كميات الأصناف المنتجة
• اصدار فواتير المبيعات مع توضيح الكمية والقيمة شاملة الضريب ة
• محاسبة مناديب المبيعات يوميا واستخراج سندات التوريد ومتابعة مديونياتهم.
• مطابقة البنك مع توريدات مناديب المبيعات والشيكات الواردة والصادر ة
• إعداد تقرير يومي للمدير العام يوضح قيمة النقد والشيكات الواردة والشيكات الصدارة والمرتجعة ان وجدت وتأكيد المبلغ
النهائي المتوفر في الحساب البنكي نهاية اليوم.
• إعداد تقرير يومي للمدير العام يوضح مطابقة سحب أصناف المبيعات من مخزن الإنتاج الجاهز خلال اليوم
• إعداد تقرير يومي للمدير العام يوضح تفاصيل سحب المبيعات ككل مع توضيح الكميات والقيمة النهائية
• إعداد تقرير اسبوعي للمدير العام يلخص قيمة المبيعات وكميات الاصناف المسحوبة لكل فريق المبيعات
• مسؤول صيانة اجهزة الكمبيوتر والطابعات )سوفت وير هارد وير( -
• مسؤول شبكة الانترنت والايميلات
• كل ما يتعلق بالجانب الالكتروني
حصلت علي تقدير 3.06 من اصل 4.00....وذلك بتقدير جيد جدا
URL removed due to policy violation. Please contact support for further information.