مدير مكتب الرئيس التنفيذي
كاريفر
Total des années d'expérience :10 years, 1 Mois
يدور دوري حول تنظيم وإدارة المهام الإدارية والتنفيذية المختلفة بشكل فعال لدعم الرئيس التنفيذي وكبار المسؤولين التنفيذيين. وتشمل هذه المهام مجموعة من المسؤوليات الأساسية التي يتم الاضطلاع بها عادة في هذا المنصب. وتشمل ما يلي:
1. تنظيم وإدارة الجدول الزمني للسلطة التنفيذية والمواعيد والاجتماعات وترتيب السفر والإقامة والتعامل مع المراسلات الهاتفية والبريدية.
2. الترحيب بالزوار والمتصلين وتوجيههم بشكل مناسب ، وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات ، وإعداد قاعات الاجتماعات ، وإدارة الترتيبات اللوجستية الأخرى.
3. إعداد وتنسيق الوثائق والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية وضمان دقتها واكتمالها قبل عرضها على السلطة التنفيذية.
4. مراقبة الموعد النهائي والامتثال لجداول ومهام المشارع القائمة.
5. المحافظة على المعلومات والملفات السرية المتعلقة بالشركة.
6. التنسيق مع الإدارات الأخرى داخل المنظمة ، وترتيب الاجتماعات الداخلية ، وإعداد جداول الأعمال ، وتحديد أولويات الجداول الزمنية.
7. إجراء البحوث والتحليلات المتعلقة بالمشاريع والموضوعات ذات المتعلقة بالسلطة التنفيذية، وتجميع المعلومات اللازمة، وإعداد التقارير التفصيلية التي تسهم في عمليات صنع القرار.
8. إنشاء نظام حفظ فعال للوثائق والسجلات المتعلقة بالسلطة التنفيذية.
9. ترجمة الوثائق والمراسلات إلى اللغة المطلوبة، ونسخ الاجتماعات، والمحادثات الصوتية إلى نصوص مكتوبة.
10. ترتيب الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وإرسال الدعوات وتنظيم المواد والعروض التقديمية المطلوبة.
11. التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية لضمان إكمال المهام ضمن المواعيد النهائية المحددة.
12. إدارة المناقصات الحكومية تحت الترسية وفي مرحلة التقديم عليها في منصة اعتماد "وزارة المالية السعودية" ، وأيضاً تحميل العطاءات الفنية والمالية ، ومعالجة المطالبات المالية ، والإشراف على جداول الدفع نيابة عن السلطة التنفيذية.
13. مسؤوليات أخرى في إدارة الموارد البشرية ، مثل إنشاء كشوف المرتبات ، وحساب تسويات نهاية الخدمة بما يتماشى مع مكتب العمل وتوجيهات السلطة التنفيذية.
14. إدارة بعض المنصات الحكومية ، بما في ذلك المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI) ، وقوى (توطين) ، ومقيم ، ومدد (نظام حماية الأجور) ، والغرفة التجارية ، واعتماد ، وتم ، ايجار ، وسبل ، لدعم الأهداف الاستراتيجية للسلطة التنفيذية والكفاءة التشغيلية.
15. تقديم الدعم الإداري العام للسلطة التنفيذية في جميع المهام والمسؤوليات الموكلة إلينا.
سكرتير المدير التنفيذي
يتضمن دوري كسكرتير تنفيذي في شركة الماجد للعود المسؤوليات الرئيسية التالية:
1. الإشراف على جدول أعمال المدير التنفيذي ومواعيده واجتماعاته، بالإضافة إلى التعامل مع ترتيبات السفر والمراسلات.
2. الترحيب بالزوار وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات وضمان الترتيبات اللوجستية السلسة.
3. إنشاء وتنسيق الوثائق والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية بدقة واكتمال.
4. ضمان الالتزام بجداول المشروع والمواعيد النهائية للمهام مع الإدارات.
5. معالجة المعلومات السرية وحفظ معلومات وملفات الشركة الحساسة.
6. التنسيق مع الإدارات، وجدولة الاجتماعات الداخلية، وتحديد أولويات المهام.
7. التفاعل بمهنية ولطف مع العملاء والشركاء والموردين والزملاء من خلال قنوات مختلفة.
8. إدارة اللوازم المكتبية وشراء المواد اللازمة.
9. إجراء البحوث وتجميع المعلومات وإعداد التقارير التفصيلية لاتخاذ القرارات.
10. إنشاء نظام ملفات فعال لسهولة الوصول إلى المستندات المتعلقة بالسلطة التنفيذية.
11. ترجمة الوثائق ونسخ الاجتماعات والمحادثات الصوتية.
12. مساعدة السلطة التنفيذية في المهام والمسؤوليات المختلفة.
13. التحضير للاجتماعات: تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وإرسال الدعوات وترتيب المواد والعروض التقديمية.
14. التوفيق بين المهام المتعددة وتحديد الأولويات وضمان إكمال المهام في الوقت المناسب
سكرتير تنفيذي ومدير مكتب المدير العام
معد خطط عمل
مساعد في دراسات الجدوى الاقتصادية
درجة الامتياز مع الشرف