saad Massoud

1- تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام.
2- المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له.
3- استقبال زوار المدير العام.
4- الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
5- مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
6- إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام.
7- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
8- التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
9- مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام.
10- مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل.
11- مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
12- حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
13- مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
14- مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
15- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام.
16- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام.
17- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام.
18- مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل.
19- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية والارتقاء بمستواهم الوظيفي، وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم.
20- مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال
نطاق المسؤولية و الإشراف:
السكرتاريا - الاستقبال - البوفيه الخاص بالمدير العام.

- إعداد وتنسيق إجازات الموظفين مابين إدارة الموارد البشرية وإدارة الشئون الإدارية والإدارات الأخرى.
- اصدار تأشيرات الموظفين غير السعوديين وعوائلهم.
- العمل على التأمين الطبي للموظفين.
- متابعة عقود عمل الموظفين.
- التنسيق الإداري وإعداد الخطابات باللغتين العربية والإنجليزية.
- إصدار كروت العمل للموظفين.
..... ألخ.

الاشراف على أعمال شئون الموظفين كاملة بإدارة المطابع من إجازات وتذاكر سفر وتأمين طبي وكروت عمل ورواتب موظفين والعمل الإضافي للموظفين ومتابعة الانتاج مع قسم الانتاج الطباعي. ومتابعة الصيانة العامة والوقائية .....ألخ

الإشراف العام على قسم الاتصالات الإدارية وما يتبعها من سجلات صادر ووارد.
ومتابعة الآتي:-
- استلام المعاملات الواردة وتسجيلها في النظام.

- إرسال المعاملات الصادرة للجهات.

- عمل المسح الإلكتروني للمعاملات الصادرة والواردة.

- حفظ المعاملات الصادرة والواردة الورقية في الأرشيف.

- متابعة بعض المعاملات الصادرة من المؤسسة مع الجهات الداخلية والخارجية .

- توزيع المعاملات الواردة للأقسام داخل المؤسسة كل حسب معاملته.

تدقيق البيانات بعد إدخالها، والتأكد من صحتها، وقابليتها للاستخدام في الحالات، أو الوظائف المرتبطة بها.
تخزين البيانات، والمحافظة عليها من الضياع من أجل استرجاعها عند الحاجة لاستخدامها، أو للحصولِ على معلوماتٍ منها.
دعم العمليات الإداريّة، عن طريق تزويدها بمجموعةٍ من البيانات التي تساعد في تعزيزِ وظيفة اتخاذ القرار. تنظيم الملفات، والوثائق من أجل سهولة تصنيفها، وتبويبها في الأقسام المخصّصة لها.
إعداد مجموعة من الكشوفات الخاصّة بالعمل، مثل: كشف حضور وغياب الموظفين، وكشف استلام الرواتب، وكشف بأسماء زبائن وعملاء المؤسسة .