سكرتير تنفيذي
شركة بلسم المتحدة المحدودة
مجموع سنوات الخبرة :9 years, 4 أشهر
• Perform accurate research and analysis
• Take dictation and write correspondence
• Compile proofread and revise drafts of documents and reports.
• Prepare reports, presentations and correspondence accurately and swiftly.
• Manage busy calendar, meeting coordination and travel arrangements
• Professionally greet and receive guests and clients
• Ensure efficient and effective administrative information and assistance
• Familiarity with basic research methods and reporting techniques
• knowledge of office management and basic accounting procedures as well as technical vocabulary of relevant industry
• Maintaining executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences
coordination and travel arrangements
• Receiving and screening phone calls and redirecting them when appropriate.
• Make travel arrangements for executive.
• Handle confidential documents ensuring they remain secure.
• Prepare invoices and financial statements, maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible.
• Conduct research and prepare presentations or reports as assigned.
• Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters etc.
• time-management and multitasking.
• Maintaining executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences etc.
• Attending meetings and keep minutes.
• Receiving and screening phone calls and redirecting them when appropriate.
• Make travel arrangements for executive.
• Handle confidential documents ensuring they remain secure.
• Prepare invoices and financial statements, maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible.
• Conduct research and prepare presentations or reports as assigned.
• Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters etc.
• time-management and multitasking.
• القيام بإخطار إدارة التدريب والتطوير في حال تعيين موظف جديد.
• القيام بالمرور على جميع الأقسام للتأكد من وجود الموظفين خلال فترة دوام.
• في حال التحاق موظف جديد بالمنشأة يتم استكمال جميع إجراءات التوظيف .
• القيام بتسجيل الموظف الجديد في التأمينات الاجتماعية بعد الانتهاء من إجراءات التوظيف بتاريخ قرار المباشرة.
• تزويد المحاسب بصورة من قرار المباشرة للموظف وأيضا عند إنهاء خدمة الموظف يتم إرفاق نموذج المخالصة
• الحرص عند التوظيف فتح الحساب للموظفين في مدة أقصاه 47 ساعة ومتابعة الموظف حتى يتم تزويد المحاسب وايضا في الملف الموظف .
• إبلاغ الموظف المكلف بالتدريب عند التوظيف حتى يمكن من عمل التدريب وأيضا تعريفة بالأقسام والإدارات .
• متابعة الموظفين الجدد عند التوظيف والحرص على القرب منهم والتواصل معهم بشكل يومي حتى يتم عمل التقييم خلال فترة التجربة.
• الحرص على متابعة الموظفين والمرور كل ساعة والوقوف على احتياجاتهم وأيضا الاطمئنان على سير العمل.
• إرفاق صورة من إجازات الموظفين والعقود عند التجديد والتوظيف قبل المسيرات للعمل على ذلك .
• متابعة التأمينات الاجتماعية والتأكد من إتمام اشتراك الموظفين وتسجيل كافة البيانات.
• عمل إشعارات مراجعة العقود للموظفين قبل انتهاء عقودهم بمدة لا تقل عن شهرين وتجهيز الخطابات والنماذج المخصصة لذلك .
• خلال فترة التجربة للموظف لا يحق له الإستفادة من خدمات الشركة أو إعطائه سلف أو عمل تامين طبي إلا بعد اجتياز فترة التجربة )3 شهور ).
سكرتير المدير الإداري :
معالجة البريد - معالجة الاتصالات الهاتفية - إعداد المراسلات - تنظيم الاجتماعات - تنظيم مواعد المدير العام - تنظيم محفوظات الإدارة - متابعة أعمال الإدارة - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي - إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
مدير الموارد البشرية :
تحقيق مستويات عالية في الأداء وإحداث نقلة نوعية شاملة في مفهوم التدريب والتطوير
استكشاف وتطوير المعارف والمهارات الهامة التي تؤثر على إنتاجية أداء موظفي الشركة
مراجعة التقارير السابقة وكمية المبيعات في كل شهر ومن هم العملاء وايضا توطيد علاقته بهم والبحث عن عملاء جدد لزيادة المبيعات
تم وضع قوانين ومهام لكل مندوب مبيعات وإعطائهم الصلاحيات للبيع ودرس ما هو متوسط بيع كل مندوب
طلب منهم تقارير المبيعات وتحصيل الأموال (شهرية او أسبوعية) حسب طبيعة العمل وتأكد من صحتها لمعرفة من هم المناديب البارزين لتحفيزهم وتشجيع البقية لزيادة مبيعاتهم
القيام بتدريب الفريق عملياً بأن اطلب منهم الذهاب لإتمام بيع لأحد العملاء المحتملين
عمل بحث وتطوير إستراتيجية التسويق
الإشراف ومتابعة تنفيذ الأعمال الإدارية للوحدات التابعة للإدارة
الإشراف على حسن وتطوير سير العمل في الإدارة
الإشراف على الأعمال الخاصة بطلبات المتعاقدين في العيادة فيما يخص الجوازات (الإقامة والتأشيرات وتذاكر السفر).