wafaa atia Desouky

⦁ اعداد المراسلات و الكتابات الداخليه و الخارجيه الصادره من الاداره عن طريق البرنامج الاليكترونى الخاص بالهيئه و الاوت لوك .
⦁ متابعة المراسلات و الكتابات الوارده للاداره من الجهات الخارجيه او من الادارات و الاقسام الداخليه للهيئه و تحويلها للمختص و متابعة تنفيذ الاجراءات.
⦁ حفظ الوثائق و السجلات و المستندات و تحديث قاعدة البيانات الخاصه بالقاصرين و القائمين عليهم .
⦁ متابعة الطلبات المقدمه من اهالى القصر و المحجور عليهم و التى تشملهم الهيئه بالرعايه و تحويل الطلب الى الاقسام المختصه بالتنفيذ و متابعة تنفي كافة الاجراءات اللازمه .
⦁ استقبال الاستفسارات و الاسئله من اهالى القصر و المحجور عليهم عن طريق التليفون او المقابلات الشخصيه و القيام بالشرح الوافى للاجراءات المتبعه بالهيئه و اختصاصات كل قسم و اداره بالهيئه لتسهيل عملية تقديم الطلبات و المتابعه .
⦁ تطبيق السياسات الخاصه بادارة المكتب و الاشراف على تنفيذ الاجراءات المعتمده لخط سير العمل بالاداره .
⦁ الاشراف على تجهيز قاعة الاجتماعات و التنسيق مع ادارة العلاقات العامه فى حالة انعقاد اجتماعات موسعه لادارات الهيئه .
⦁ حضور الاجتماعات و تدوين الملاحظات و اعداد محاضر الاجتماع و التقارير المتعلقه بها.
⦁ استلام الفواتير الخاصه بالعهد الماليه الخاصه بالاقسام التابعه للاداره و مراجعتها و عمل تسويه و اعداد بيان مجمع لاستعاضه العهده من الادارة الماليه .
⦁ التنسيق مع موظفيى الادارات بالشركه و متابعة تنفيذ المهام الموكله للعاملين بالاداره.
⦁ المشاركه فى اعداد كشوف المكرمين من القصر بالحفل السنوى و اعداد كشوف المدعويين و اعداد كروت الدعوى .
⦁ المشاركه على اللجان المنظمه لاحتفالات الهيئه باليوم الوطنى لدولة قطر و حصر كافة الاحتياجات و متابعة اصدار اوامر التكليف للشركات الخارجيه و تسليم الشيكات .
⦁ القيام بحصر احتياجات الاداره من الادوات المكتبيه و عمل اوامر شراء بها و متابعة توزيعها على العاملين .
⦁ استقبال الفاكسات و الايميلات الخاصه بالاداره و فرزها و توزيعها على الشخص المنوط بها .
⦁ حفظ و تنسيق الاوراق و المستندات و الاوراق على الحاسوب .
⦁ تصوير و طباعة المستندات و حفظ نسخه منها كمرجع .
⦁ النيابه عن بعض الزملاء و تقديم يد المساعده .

.⦁ اعداد القيود اليوميه الخاصه بالايرادات و المصروفات و المبيعات .
⦁ مراجعة جميع الشيكات الصادره و التاكد من توافقها مع الفواتير المرفقه .
⦁ التاكد من صحة و دقة ترحيلات القيود اليوميه الى دفتر الأستاذ العام .
⦁ متابعة القيود المرحله لدفتر اليوميه العامه .
⦁ اعداد ميزان مراجعه شهرى للشركه.
⦁ اعداد الميزانيه العموميه و قائمة الدخل و حسابات الارباح و الخسائر شهريا .
⦁ مراجعة كافة اوامر النشر و مطابقتها مع تقرير الاعلانات المعد من جهة مدير المبيعات و التاكد من توافق الاعلانات مع العقود المبرمه مع العملاء .
⦁ اعداد الفواتير الشهريه و ارسالها للشركات المعلنه و وكالات الاعلان .
⦁ اعداد تقارير شهريه بالعملاء المدينون تحتوى على اسم كل عميل و رقم الفاتوره و ررقم الهاتف و العنوان و الشخص المعنى بالاتصال و تسليمه لرجال التحصيل و مراجعة عملية التحصيل معم يوميا لتحديث التقارير .
⦁ اعداد تقارير بالموردون الدائنون و جدولة سداد المديونيه وفقا للمركز المالى الشهرى للشركه.
⦁ اعداد كافة المراسلات الرسميه مع البنوك و الشركات الاخرى و اعتمادها مسبقا من المدير المسؤل.
⦁ اعداد تقرير بالاعداد المطبوعه شهريا للمجله و الموزعه على منافذ التوزيع و الاعداد المرتده اخر كل شهر .