المدير الإداري والموارد البشرية
Sama Alafaq
Total years of experience :15 years, 4 Months
Organisational Development:
A. Strategy
In liaison with owner, Create a HR strategy for the business and the annual HR Plan. Communicate plans and progress against the plan to the HR Function and the Business Units. Create and support a continuous improvement environment for HR Activities within the Business Units.
B. Capability
Ensure new employees are properly inducted into the business and given support to become productive as quickly as possible. Develop succession plans and retention strategies for key talent and positions. Develop and execute a learning and development plan that equips individuals with necessary skills. Formulate and implement performance management plans to improve performance or assist with exit from the organisation.
Training & Development:
As part of the HR Plan specify training initiatives required to support the business, liaise with Group Training Department to ensure appropriate initiatives are delivered. Ensure training needs of key and high potential staff are identified and delivered. Ensure all key positions have identified successors.
Employee Relations:
Manage ER issues within the business units. Support line managers in creating a culture of employee engagement based upon ‘Al Futtaim Way’ values. Reinforce at all times a culture of meritocracy, performance-focus and diversity. Act as an advisor to line managers in order to educate them and minimise risk. Ensure compliance with local law and Group policy throughout the employee lifecycle. Communicate and implement changes to HR policies and procedures. Ensure disciplinary procedure is properly applied before any employee is exited from the business.
Business Partnering:
Act as a trusted business partner and coach to senior line management. Consult and support line managers across the business units. Focus on measuring the employee engagement of the business units and take actions necessary to improve it. Advise, coach and mentor management and HR team on people related issues. Act as change agent and facilitate transition.
Workforce Optimisation:
Play an advisory role in creating and managing a lean and multi-skilled workforce. Support and facilitate the implementation of business structure reorganisation and consolidation to deliver efficiencies. Play a key role in communicating organisational messages and monitoring feedback within the business units. Ensure compliance with localisation policy and targets. Look at business unit productivity and take necessary actions to improve it.
Financial Management:
Provide line management with regular and financial reporting of employee costs. Ensure annual manpower budgeting exercise is conducted accurately and efficiently. Create, obtain approval for and manage HR Department budget. Ensure HR Team adherence to the business financial systems and processes.
HR Policy:
To ensure compliance to HR policy is maintained, to review and strengthen business internal controls and procedures, ensure compliance of DOA and provide leadership on process and governance. Ensure compliance with laws, regulations and other requirements. To ensure that Emiritization focus is maintained and diversification goals are reinforced and achieved.
Key Responsabilities :
- Implementation of all recruitment, replacement and selection department policies and procedures (full recruitment cycle) for all white- and blue-collar employees, starting with the participation of all departments in the design and implementation of the workforce plan with the development of department work policies and relationships inside and outside the company to implement goals, Manage the selection & onboarding process in light of policy and procedures to ensure consistent, seamless and efficient practice.
Reviewing job needs and publishing advertisements in various sources internally or externally, filtering CVs, Screening the most suitable for the company, conducting telephone interviews and personal interviews, coordinating technical appointments, choosing the best, apologizing to the unsuitable candidates, drawing up lists of candidates for any vacancies soon, and following up on implementation Procedures until the employee onboarding work, follows up on his performance, and submits reports on employment within the company.
- Determine the functional needs of all departments of the company based on the strategic objectives, Track of talent acquisition updates and market trends, recommend possible upgrades and enhancements as needed, or implement changes within the current scope of responsibilities.
- Developing a workforce planning, advertisements, Reports and reviewing the company's monthly update to determine the monthly, quarterly, and annual needs, with identifying sources .
• Notes: Our team had achieved its targets with more than 90% of the targets required annually.
-Created The strategic planning and buddgeting of the HR department and the department's business cycle(Manpower plan and organizational structure of the company, benefits, compensation and salaries, recruitment and training, personnel affairs, and performance evaluation).
- Developed a strategy for the work of departments, human resources, and methods of developing performance (performance has been developed during 3 years by 85%).
- Developed a manpower plan and job description cards (full job analysis).
- Applied a structure of salaries, incentives, benefits, and compensation for workers fairly compared to the market within the framework of the company's plan.
- Implemented the policies, procedures, and regulations of the company’s work system, and holding meetings with all departments to familiarize them with the policies, procedures, and regulations to apply.
- Created recruitment work cycle - discovering the talents of the company and the human resources team became part of the company after discovering their abilities and reducing the rate of labor turnover.
- Implemented of a plan, models, policies, and strategy for the work of the Personnel Affairs Department, starting from (Work contract, justifications for appointment, staff coding, medical and social insurance, attendance and departure, penalties, absences, closing salaries and transferring them to banks...).
- put plan for training courses for all employees according to the company's training needs to train and develop employees.
- Put of the company's promotions system, employee tests and work application.
- Evaluated the performance of all employees and hold new benefits to motivate them and increase performance rates to the highest levels.
• Notes: Our team has achieved its targets with more than 85% of the targets required annually.
لقد كنت مسئولاً عن وضع وتطبيق إستراتيجية ميزانيات الموارد البشرية وعرضها ومعالجتها مع مدير الموارد البشرية ومديري الإدارات.
مسؤول عن مشاركة ووضع جميع سياسات وإجراءات إدارة التوظيف وإستبدال الموظفين ذوي الياقات البيضاء والزرقاء ، بدءًا من مشاركة جميع الإدارات في تصميم وتنفيذ خطة القوى العاملة.
وضع خطة القوي العاملة ومراجعة التحديث الشهري لعمالة الشركة لتحديد الإحتياجات الشهرية والربع سنوية والسنوية مع توجيه للمصادر .
تحديد الإحتياجات الوظيفية لجميع أقسام الشركة من خلال هيكل تنظيم الشركة وخطة القوي العاملة .
وضع الوصف الوظيفي لكل وظيفة وتطويره سنوياً طبقاً لمصلحة العمل والموظف .
متابعة وضع السياسات والإجراءات الخاصة بمزايا وتعويضات وحوافز وهدف بيع الإدارات والموظفين .
متابعة الفروع من الإنتهاء من التدريبات المطلوبة للمديرين والموظفين وتجميع تقارير شئون العاملين الخاصة بالحضور والأنصراف والغيابات والجزاءات وفترة الأختبار للموظفين (الثلاث شهور, والتجديد السنوي ) ومراجعة المؤثرات الشهرية مع الإدارات قبل صرف الرواتب .
متابعة تسليم سندات رواتب الموظفين وعدم إطلاع الغير عليها وإحتياجاتهم الطبية ومشاكل المعاملات الشخصية والتحقيقات ووضع وتنفيذ أختبارات الترقيات ووضع جدول لزيارات متكررة ووضع سياسة التحفيز وتقديم شهادات تحفيزية ونقدية للموظفين بالتنسيق مع الإدارات.
وضع وتطبيق دليل السياسات والإجراءات التشغيلية للشركة (SOP)& دليل الموظف داخل الشركة .(Employee handbook )
حضور إجتماعات الشركة و عقد إجتماعات للإدارات و القسم لإبلاغ جميع التعليمات بخلاف المراسلات الرسمية عبر أيميل الشركة .
المشاركة فى وضع تصميم يونيفورم العاملين ومتابعة تسليمه ومظهر الموظف ومتابعة قائمة فحص العاملين Checklist .
(ملفات, مظهر, مهارات, تطبيق نظام العمل بالشكل المطلوب, تقييم العاملين شهرياً وربع سنوياً وسنوياُ وتقديم تقارير للإدارة العليا ).
تقييم جميع العاملين سنوياً وتقديم تقرير سنوي بذلك .
ملاحظات: حقق فريقنا أهدافه بنسبة أكثر من 95 ٪ من الأهداف المطلوبة سنويًا.
لقد كنت مسئولاً عن تنسيق جميع مهام الموارد البشرية بين الإدارة العليا والفروع .
متابعة جميع الفروع بقائمة الفحص اليومي أثناء المرور علي الفروع يومياً ( متابعة تنفيذ اللوائح والسياسة مع مديرى الإدارات يوميا).
جميع الإعمال الإدارية اليومية (المأموريات - مؤشرات الحضور والأنصراف- سجلات الأحداث اليومية - الأحتفاظ بالورقيات وتسليمها للإدارة العليا ).
إعداد دورة التوظيف كاملة (blue, white collars).
المتابعة يوماً بيوم ملف التوظيف وكل مايندرج تحتها من مسؤوليات وعمل رؤية كاملة للتعيين الجديد قبل بدء العمل وتسليمهم اليونيفورم وإستلام مسوغات تعيينهم وأنشاء بصمة لهم ومتابعة أدائهم وسلوكياتهم .
حفظ جميع المستندات المتعلقة بالموظفين بملفاتهم الخاصة وذلك بالسرية التامة والمتابعة فيما يتعلق بإجراءات شؤون الموظفين.
إدارة و متابعة جميع علاقات و معاملات المؤسسة و العاملين مع الجهات الحكومية و الرسمية.
التأكد من معرفة الموظفين بسياسات وإجراءات العمل وإدراكهم لتطبيقها وأتباع كافه التعليمات والبنود المدونة بنظام العمل والعمال وعدم الخروج عنها. .
جدوله إجازات الموظفين بشكل دوري وذلك من خلال متابعه الحاسب الآلي.
مسؤول عن التدريب في الشركة وكل مايندرج تحتها من مسؤوليات والإجابة على استفسارات الموظفين حول القضايا المتعلقة بالموارد البشرية..
تقديم تقرير مفصل لكل موظف عن حالة الحضور والإنصراف بشكل شهرى ورفع نسخة من التقرير لمشرف الإدارة .
متابعة وتنسيق مراجعة عمالة الموظفين والجزاءات والتأكد من صحتها وارسال جميع حالات الموظفين بمراجعات العمالة .
متابعة وتنسيق جميع الحالات المرضية واصابات العمل والغيابات المستمرة وحل مشاكل الموظفين والمديرين .
حساب المؤثرات وتسليم الشيت النهائى للمدير المباشر لإعتماده و إدارة إعداد الرواتب و الأجور و مستحقات العاملين والإجازات.
تحديث قواعد البيانات الداخلية وإنشاء تقارير منتظمة و التعامل مع مشاكل وشكاوى الموظفين وإبلاغ فريق الموارد البشرية بها مباشرة.
تطبيق نظام إدارة الأداء ومتابعة التقييم الربع سنوى مع المديرين ومطابقته للوائح والسياسات .
ملاحظات: حقق فريقنا أهدافه بنسبة أكثر من 80 ٪ من الأهداف المطلوبة سنويًا.
لقد كنت مسئولاً عن بيع منتجات المأكولات والمخبوزات والحلويات داخل الفرع بدءاً من نظافة أماكن العرض وإستلام المنتجات ورصها وعرضها بطريقة جاذبة للعملاء ووضع الأسعارعليها والتحدث مع العملاء والبيع لهم وحل مشاكلهم ومحاسبتهم وتقفيل يومية المبيعات .
وأصبحت مديراً للفرع منذ يناير 2009 - اثناء فترة دراستي لأكون مسئولاً عن كل ما يخص الفرع من نظافة ومبيعات ويونيفورم العاملين وتحقيق هدف المبيعات و تنفيذ تقارير الربحية والخسارة وتقديم عرض لمدير عام الشركة شهرياً وربع سنوياً وسنوياً عن حالة الفرع .
عملت كمحاسب عام لشركة الحياة لتجارة الأخشاب & وادي النحل السعودية -مصر فور تخرجي من الجامعة لمدة ثلاثة أشهر وتركتها بسبب ظروف ثورة يناير.
– Professional Human resources international
Bachelor degree -faculty of commerce Accounting Section .
URL removed due to policy violation. Please contact support for further information.