سكرتير تنفيذي
مدينة الملك فهد الطبية
Total years of experience :2 years, 8 Months
إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.
التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي.
استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب.
- استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير العام وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.
- إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير
العام أو من يفوضه بذلك.
- حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.
- العلاقات الداخلية مع كافة موظفي المؤسسة في ما يخص العمل.
- المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد.
- إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها.
- متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته.
- الرد على المراسلات سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.
-اعداد محاضر الاجتماعات الدورية للشركة وتوزيعها لموظفين المنشأة
- تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها.