سكرتيرة تنفيذية مكتب رئيس مجلس الإدارة
مجموعة ماس القابضة للطاقة
Total years of experience :27 years, 5 Months
سكرتيرة تنفيذية لمكتب رئيس مجلس الإدارة (فرع الإدارة العامة في عمان - الأردن ) مديري المباشر منسقة أعمال مكتب رئيس مجلس الإدارة - ورئيس مجلس الإدارة.
مجموعة ماس القابضة للطاقة وهي مجموعة شركات تستثمر في قطاع توليد الطاقة الكهربائية وتصنيع الإسمنت و الحديد في العراق وعدة دول أخرى.
ولها مشروع طاقة الرياح الطفيلة - الأردن .
المهام والواجبات
- إعداد وإدارة المراسلات والتقارير والوثائق
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر
- تنظيم وتنسيق استقبال ضيوف رئيس مجلس الإدارة من حجز التذاكر إلى إقامتهم وحجز الفندق.
- ترتيب وتأكيد مواعيد رئيس مجلس الإدارة
- التعامل مع البريد الوارد والصادر من وإلى الوزارات العراقية والأردنية وغيرها.
- جمع المعلومات، والحفاظ على قواعد البيانات، وإعداد وتنظيم الملفات
- مراقبة المراسلات.
- الوظائف الكتابية والسكرتارية.
- ضمان الحفاظ على نظام حفظ الملفات والمستندات وتحديثها
- إنشاء نسخة احتياطية لجميع الملفات والمستندات.
- مراجعه قوائم استقدام العاملين للعمل في محطات الكهرباء
- تنقيح طلبات التوظيف وتقديمها للجهة المسؤولة
عمل خاص يتلخص في
- إدارة صفحات تسويق إلكتروني والتسويق لمنتجات متعددة بواسطة وسائل الإعلام الإجتماعية الإلكترونية.
- متابعة طلبات وحجوزات العملاء للبضائع
- التأكد من وصول المنتج للعملاء في الوقت المحدد.
- متابعة العملاء بعد استلامهم المنتج وتقييمهم للخدمة المقدمة وجودة المنتج.
- العمل على إيجاد الحلول الوسط التي ترضي الطرفين العميل (مشتري المنتج) والبائع.
- عمل إحصائيات لأكثر منتج مرغوب من قبل العملاء ومتوسط الأسعار المناسبة.
- التنسيق مع المصور لعرض المنتج بأجمل صورة وتنسيق المنتج بالشكل اللائق والواضح لطبيعة المنتج قبل تصويرة.
- عمل جدولة لمواعيد الإعلانات عن المنتوجات في الأوقات الأكثر مناسبة.
- كل ما يتعلق بتسويق المنتج وخدمة العملاء والحصول على أفضل تقييم ممكن.
الشركة تعمل في مجال استيراد وتوريد آليات ومعدات وأدوات ومواد التنظيف للمؤسسات والمستشفيات الحكومية والعسكرية والفنادق والمنتجعات والمولات التجارية والشركات وغيرها.
المهام والواجبات
- إعداد وتجهيز الوثائق اللازمة لشركات الشحن والتخليص الجمركي والمتابعة لاستلام الشحنة المطلوبة في الوقت المناسب.
- الحصول على عروض أسعار من شركات الشحن و شركات التخليص الجمركي، لاختيار أفضل الأسعار مع أفضل جودة الخدمات.
- التنسيق مع المستودع وإعداد قوائم البضائع التي تحتاجها الشركة لتقديمها إلى مدير المشتريات.
- المتابعة والتنسيق مع مدير المستودع لضمان توافر مساحة كافية لتخزين البضائع.
- تقديم أسعار للشركات والمؤسسات التجارية والحكومية والعسكرية.
- إعداد خطة توقعات المبيعات.
- المشاركة في المناقصات الحكومية وإعداد العرض التجاري والفني.
- متابعة مع العملاء والتحقق من أي متطلبات جديدة.
- ترتيب عملية النقل والشحن لجميع طلبات الشراء والتأكد من تسليم المواد وفقا للجدول الزمني المحدد.
- التواصل مع البائعين (الموردين) وإصدار طلب الشراء وفقا لخطة المبيعات المتوقعة.
- إعداد طلبات الشراء بقوائم قطع الغيار اللازمة لتلبية متطلبات الفريق الفني والصيانة.
- مراجعة قائمة طلب الشراء وفاتورة الشراء الأولية للتأكد من أن المواد المطلوبة مطابقة للمواصفات والكميات.
- تصميم وتنفيذ سياسات المكتب
- الإشراف على موظفي المكتب
- مراقبة وتسجيل اتصالات الموردين مراقبة المراسلات.
- مراجعة والموافقة على طلبات التوريد.
- التواصل مع العملاء وتسجيل تاريخ العملاء.
- الوظائف الكتابية والسكرتارية
- تعيين موظفي المكتب واختيارهم وتدريبهم وتقييم أدائهم
- تحديد إجراءات الاحتفاظ بالسجلات وإنشاء نسخة احتياطية لجميع الملفات والمستندات
- نقل السجلات والتخلص منها وفقا لجداول الاستبقاء والسياسات.
- تنسيق مع العملاء المحليين والدوليين.
- التفاوض مع البائعين للحصول على أفضل سعر.
- تسوية جميع الفواتير المعلّقة للقيام بعملية الدفع.
- متابعة عمليات حجوزات السفر والتسديدات
- تتبع أوامر الشراء عن طريق نظام الإكسيل لسهولة الوصول للمعلومات عند الحاجة.
- البحث عن موردين جدد والمقارنة واختيار أفضل عرض.
- العمل بسرية، والتأكد من أن جميع الوثائق والمراسلات المتعلقة بالموردين قد تم حفظها بشكل آمن.
- إبرام الاتفاقيات ومتابعتها، وتشمل هذه الاتفاقات: عقود الخدمات، شركات الطيران، الصيانة، الإنترنت، عقود الإيجار، عقد المحامي، الدعاية والإعلان، عقد شركات التأمين.
- القيام بالجرد الدوري لدفاتر التأمين (البوالص التي تم استخدامها - المرتجعة - الملغاه ...إلخ) لعمل تسوية مالية مع شركات التأمين المعنية.
- العمل على إيجاد وكالات جديدة (الموردين) بشكل دائم للتعاون معهم.
- التفاوض مع عملاء جدد ووضع الأسس والشروط للتوصل إلى اتفاق واضح على التكاليف والعمولات التي سوف تدفع من قبلنا كمستورد.
- المسؤولية الكاملة عن حسابات الوكلاء (مصدري العمالة المنزلية) والسرية المطلقة.
- متابعة عمليات التحويلات المالية الداخلية والخارجية (الوكلاء مصدرين العمالة المنزلية).
- ضمان حصول الموردين ومقدمي الخدمات على حقوقهم على وجه السرعة، على سبيل المثال؛ المدفوعات المستحقة للعقود الموقعة، بعد التسوية واستحقاق الخصومات من الضرائب، والمبالغ المستحقة عن العمالة المرتجعة وقيمة الشروط الجزائية في حال عدم الإلتزام بأي من بنود العقد المتفق عليها.
- القيام بجميع عمليات المشتريات الداخلية، مثل اللوازم المكتبية والمعدات وقطع الغيار والضيافة والتنظيف، بطاقات الائتمان الخ
- خدمة العملاء ومتابعة متطلباتهم.
- التسويق.
- العلاقات العامة.
- تحصيل الديون.
- توزيع المهام على زملاء العمل.
- الاتصالات التجارية - باللغة الإنجليزية والعربية بواسطة البريد الإلكتروني، والفاكس، المحادثات الهاتفية، المخاطبات الرسمية ... الخ مع السلطات المحلية والوكالات القطرية.
- إعداد المحاسبة البسيطة لموظفي المكتب
- تنقيح وغربلة طلبات التوظيف (للعمالة المنزلية) المرسلة من قبل الموردين (المصدرين للعمالة) بناءً على الشروط الإلزامية من الحكومة الأردنية، وبناءً على طلبات العملاء.
- تنظيم الوثائق المطلوبة لاستقدام العاملات المنزلية، بدءا من إصدار التأشيرات، عقود العمل، عقود السفارات ،حجوزات الطيران ومتابعة إصدار التذاكر وتصويب أوضاع اللعاملات لدى الدوائر الحكومية من تحديد السكن وإصدار تصاريح العمل والإقامات السنوية.
- إيجاد الحلول المناسبة لأية مشكلة يواجهها العملاء (أرباب العمل) أو عاملة المنزل.
- تنظيم وجدولة عملية الدعاية والإعلان من خلال مواقع وسائل الاعلام الاجتماعية إضافة للصحف اليومية والأسبوعية.
- اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على الظرف المستجد.
- جميع مسؤوليات المدير العام خلال فترة عدم تواجده.
يعتبر هذا المجال أحد أهم علوم الاقتصاد الحديثة، فهو يختص بالإدارة المالية والمالية الدولية وأعمال المصارف والتمويل. وتعتبر المواضيع التالية من أهم ما يطرحه هذا القسم للتدريس: الإدارة. المحاسبة. الاقتصاد. الإحصاء. المالية. التأمين. إدارة الاستثمار. تشريعات مالية. التحليل المالي. المالية الدولية. البنوك الإسلامية.