ثامر بالخيور

الوصف الوظيفي ( المهام) :

إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذي

تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذي

استقبال الزائرين والمراجعين الذين يقدمون لمقابلة المدير وتحديد المواعيد.

توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذي و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

يعد التجهيزات واماكن الاقامة في حالة سفر المدير وأيضاً لزوار الشركة

الرد على الاتصالات الهاتفية الواردة للشركة, وتحويلها للأشخاص المعنين وتوثيقها.

التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولي الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

القيام بحفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبة, وكذلك حفظ وترتيب الملفات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند طلبها أو الحاجة اليها.

تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الاقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر من المؤسسة وتوثيقه.

دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها.

طباعة الكتب والمراسلات والتقارير بعد أخذ موافقة المدير عليها.

القيام بعمليات المسح الضوئي (النسخ والتصوير) للمدير